Kurze Antwort: Qualifizieren Sie eine Ausschreibung über sieben Punkte: Passt der Leistungsumfang wirklich zu dem, was Sie liefern, ist das Leistungsverzeichnis bereits auf einen Wettbewerber festgelegt, liegt die Menge über Ihrer kaufmännischen Untergrenze, erfüllen Sie die formalen Anforderungen, wer bietet voraussichtlich mit, haben Sie Lieferkapazität im Zeitfenster, und rechtfertigt die Marge die Angebotskosten. Die meisten Teams beantworten nur den ersten und verwenden einen großen Teil ihres Aufwands auf Ausschreibungen, die sie nie gewinnen konnten.
Warum die Absage der eigentliche Zweck ist
Die Angebotserstellung ist teuer. Ein belastbares Angebot verbraucht Tage technischer und kaufmännischer Arbeitszeit. Jeder Tag für eine nicht gewinnbare Ausschreibung ist ein Tag, der einer gewinnbaren fehlt, oder den Projekten in der frühen Phase, die den Umsatz des nächsten Jahres bestimmen.
Ziel der Qualifizierung ist deshalb nicht, Gründe für ein Angebot zu finden. Es ist, schnell und begründet abzusagen, damit sich der verbleibende Aufwand konzentriert.
Ein Team, das im ersten Durchgang 60 bis 70 Prozent der eingehenden Ausschreibungen aussortiert, arbeitet in der Regel richtig.
Die sieben Punkte
1. Passt der Leistungsumfang zu dem, was wir liefern?
Über CPV-Code und Titel hinaus. Lesen Sie die technische Beschreibung für Ihre Produktkategorie und klären Sie: Wird Ihr Produkttyp überhaupt gefordert, in welcher Menge und auf welchem Leistungsniveau?
Achten Sie auf Ausschreibungen, in denen Ihre Kategorie vorkommt, aber als Nebenposition, oder in denen eine konkurrierende Bauweise sie optional macht.
Absagen, wenn: Ihr Produkt nicht gefordert ist oder in einer Menge unterhalb Ihrer kaufmännischen Untergrenze.
2. Ist das Leistungsverzeichnis schon entschieden?
Die wichtigste und am seltensten gestellte Frage. Prüfen Sie die Unterlagen auf:
ein namentlich genanntes Produkt ohne Gleichwertigkeitsklausel, dann hat das jemand anderes vor Monaten gewonnen
Leistungsmerkmale, die auffällig genau auf ein Datenblatt eines Herstellers passen
Listen zugelassener Lieferanten, auf denen Sie nicht stehen
Verweise auf herstellergebundene Systeme
Absagen, wenn: das Leistungsverzeichnis um ein Wettbewerbsprodukt herum geschrieben ist und kein realistischer Weg über die Gleichwertigkeit besteht. Wer dennoch bietet, liefert dem Gewinner eine Preisreferenz.
3. Menge und Wert, lohnt es sich?
Der geschätzte Wert *Ihres* Produkts in dieser Ausschreibung, nicht die Auftragssumme. Verglichen mit Ihrer Mindestauftragsmenge und mit den Kosten der Angebotserstellung.
Absagen, wenn: der Produktwert unter der Schwelle liegt, ab der sich ein Angebot rechnet.
4. Formale Anforderungen, können wir überhaupt einreichen?
Zertifikate, nationale Zulassungen, Versicherungssummen, Umsatzanforderungen, Referenzprojekte vergleichbarer Größe, Regeln zur Bietergemeinschaft, Sprache der Einreichung, Registrierung auf der Vergabeplattform.
Absagen, wenn: eine harte Anforderung fehlt und bis zur Frist nicht erfüllbar ist. Das ist der vermeidbarste verlorene Aufwand im Ausschreibungsgeschäft. Teams entdecken eine fehlende Zulassung regelmäßig am vierten Tag einer fünftägigen Angebotsbearbeitung.
5. Wettbewerbsposition, wer bietet noch mit?
Zu bedenken: Welche Wettbewerber sind in dieser Region und diesem Gebäudetyp stark, ist ein bisheriger Lieferant beteiligt, hat der Auftraggeber ein erkennbares Muster, und gewichten die Zuschlagskriterien Preis oder Qualität. Eine Ausschreibung mit 90 Prozent Preisgewichtung und einer austauschbaren Beschreibung ist ein Rennen, das Sie wahrscheinlich nicht wollen.
Absagen, wenn: Sie keinen unterscheidenden Vorteil haben und der Zuschlag preisdominiert ist.
6. Kapazität und Termine, können wir liefern?
Der Bauablauf gegen Ihre Lieferzeiten und Produktionskapazität. Eine Ausschreibung zu gewinnen, die Sie nicht liefern können, ist schlechter als sie zu verlieren.
Absagen, wenn: das Lieferfenster mit zugesagter Kapazität kollidiert und nicht auflösbar ist.
7. Marge, trägt der erwartbare Preis?
Schätzen Sie den realistischen Zuschlagspreis aus dem Niveau der Beschreibung, den Zuschlagskriterien und dem, was vergleichbare Projekte erzielt haben. Verglichen mit Ihrer Kostenbasis plus Angebotskosten.
Absagen, wenn: die erreichbare Marge den Aufwand nicht rechtfertigt, selbst bei guter Gewinnwahrscheinlichkeit.
Daraus einen Prozess machen
Bewerten, nicht beraten. Jeder Punkt als bestanden oder nicht bestanden, harte Ausschlusskriterien beenden die Prüfung sofort. Punkt 2 und 4 gehören zuerst geprüft, weil sie am günstigsten zu prüfen und am häufigsten tödlich sind.
Den Grund festhalten. Absagegründe sind der wertvollste Hinweis darauf, wie sich verbessern lässt, was Ihr Team überhaupt erreicht.
Ein Zeitbudget für den ersten Durchgang setzen. Fünfzehn Minuten je Ausschreibung. Wenn eine Entscheidung länger braucht, ist das selbst eine Information, meist die, dass die Unterlagen unklar sind, was ein eigenes Risiko darstellt.
Ergebnisse vierteljährlich prüfen. Welche Absagegründe kamen am häufigsten vor, und haben die bearbeiteten Ausschreibungen besser konvertiert als die abgelehnten? Wenn nicht, sind Ihre Kriterien falsch.
Wo die Zeit tatsächlich hingeht
Der Engpass der Qualifizierung ist selten das Urteil. Er ist das Lesen. Ein Leistungsverzeichnis umfasst hunderte Seiten, und die Antworten auf die Punkte 1, 2 und 4 sind darin verstreut.
Hier verdient die automatisierte Dokumentenanalyse ihren Platz. Die Ausschreibungsbearbeitung von Building Radar berichtet von einer etwa 83 Prozent schnelleren Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen, aus einem Zulauf von mehr als 1.000 neuen Ausschreibungen täglich, wobei Ausschreibungen gegen die Nutzenversprechen des Herstellers bewertet werden und nicht allein gegen CPV-Codes. Jeane extrahiert Leistungsumfang, Anforderungen und Fristen, sodass die Entscheidung an einer Zusammenfassung fällt und nicht an einem Stapel PDF-Dateien.
Das Urteil bleibt bei Ihrem Team. Das Lesen muss es nicht.
Eine Anmerkung zum größeren Bild
Die Qualifizierung von Ausschreibungen ist nachgelagerte Arbeit. Jede Ausschreibung, die Sie absagen, weil das Leistungsverzeichnis auf einen Wettbewerber festgelegt ist, ist ein Projekt, das jemand sechs bis achtzehn Monate früher in der Planung beeinflusst hat. Wenn dieser Grund häufig in Ihrem Absageprotokoll steht, liegt die Lösung nicht in besserer Ausschreibungsqualifizierung, sondern in früherer Projektbegleitung.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet Ausschreibungsqualifizierung? Der Prozess der Entscheidung, ob eine Ausschreibung bearbeitet wird, auf Grundlage von Leistungsumfang, Offenheit des Leistungsverzeichnisses, kaufmännischem Wert, formaler Eignung, Wettbewerbsposition, Kapazität und Marge.
Welchen Anteil der Ausschreibungen sollte man bearbeiten? Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, aber Teams, die den größten Teil des Eingangs bearbeiten, qualifizieren in der Regel zu wenig. Hohe Absagequoten im ersten Durchgang sind normal und gesund.
Wie erkennt man, dass ein Leistungsverzeichnis auf einen Wettbewerber festgelegt ist? An namentlich genannten Produkten ohne Gleichwertigkeitsklausel, an Leistungsmerkmalen, die genau auf ein Datenblatt passen, und an Listen zugelassener Lieferanten. Wo Gleichwertigkeit zugelassen ist, prüfen Sie, wie eng die Kriterien gezogen sind.
Wie lange sollte die Qualifizierung einer Ausschreibung dauern? Etwa fünfzehn Minuten für den ersten Durchgang, wenn die wesentlichen Angaben aus den Unterlagen extrahiert sind. Die vollständige Entscheidung über Angebot oder Absage folgt nach diesem ersten Filter.
Über Building Radar
Building Radar ist eine KI-Plattform für Projektintelligenz im Bauvertrieb. Sie erkennt Bauvorhaben in mehr als 50 Ländern, auch in Entwurfs- und Ausführungsplanung, bevor eine Ausschreibung veröffentlicht ist, bewertet jedes Projekt gegen das konkrete Produktportfolio eines Unternehmens, identifiziert die entscheidenden Personen und führt die daraus entstehende Vertriebsarbeit über Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics oder SAP C4C. Jeane, die Intelligenz in Building Radar, übernimmt Recherche, Entwürfe und CRM-Arbeit, damit Vertriebsteams sich auf den Abschluss konzentrieren. Mehr als 200 Bauvertriebsteams arbeiten mit Building Radar, darunter Holcim, Sedus und Fröscher.
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