Herstellerausschreibungstexte, die Planer tatsächlich übernehmen

Ein Ausschreibungstext eines Herstellers wird übernommen, wenn der Planer ihn ohne Umschreiben in das Leistungsverzeichnis einfügen kann. Dafür beschreibt der Text die Leistung produktneutral und mit prüfbaren Kennwerten, nennt zu jedem Wert die zugrunde liegende Norm, verwendet den Produktnamen nur dort, wo das Vergabeverfahren es zulässt, und liegt in einem Format vor, das die Ausschreibungssoftware einlesen kann, in Deutschland in der Regel GAEB DA XML. Liest sich ein Text wie ein Prospekt, muss der Planer ihn umschreiben, und die Eigenschaften, die Ihr Produkt auszeichnen, können dabei verloren gehen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Bauprodukthersteller, die Architekten und Fachplanern Ausschreibungstexte bereitstellen und erreichen wollen, dass diese Texte bis in die fertige Ausschreibung erhalten bleiben.

Was ein Ausschreibungstext für den Planer leisten muss

Verantwortlich für die Leistungsbeschreibung ist der Planer, nicht der Hersteller. Für öffentliche Bauaufträge verlangt § 7 Abs. 1 VOB/A (Abschnitt 1, Ausgabe 2019), dass die Leistung eindeutig und so erschöpfend beschrieben wird, dass alle Unternehmen die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und ihre Preise sicher und ohne umfangreiche Vorarbeiten berechnen können. Private Bauherren sind daran in der Regel nicht gebunden. Es gibt Ausnahmen: Privatrechtliche Gesellschaften können nach § 99 Nr. 2 GWB öffentliche Auftraggeber sein, wenn sie im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art erfüllen und überwiegend öffentlich finanziert oder beherrscht werden. Nach § 99 Nr. 4 GWB gilt das auch für bestimmte Vorhaben wie Krankenhäuser, Schul-, Hochschul- oder Verwaltungsgebäude, die zu mehr als 50 Prozent öffentlich subventioniert werden. Ein Text, der den öffentlichen Anforderungen genügt, funktioniert auch bei privaten Projekten. Schreiben Sie ihn deshalb in jedem Fall nach diesem Maßstab.

Der Planer prüft Ihren Text deshalb mit drei Fragen:

• Kann ich ihn verwenden, ohne selbst ein Haftungsrisiko einzugehen?

• Kann ein Bieter die Position kalkulieren, ohne bei mir nachzufragen?

• Passt der Text in Aufbau und Format zu dem Leistungsverzeichnis, das ich gerade erstelle?

Ein Text, der alle drei Fragen beantwortet, spart dem Planer Arbeit und wird deshalb übernommen.

Öffentliche und private Projekte unterscheiden sich

Bei öffentlichen Aufträgen sind Verweise auf Marken und Fabrikate die Ausnahme. Für Bauleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte bestimmt § 7 Abs. 2 VOB/A, dass technische Spezifikationen nicht auf eine bestimmte Produktion, Marken, Patente oder Typen verweisen dürfen, es sei denn, der Auftragsgegenstand rechtfertigt dies oder lässt sich anders nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschreiben. Solche Verweise sind mit dem Zusatz "oder gleichwertig" zu versehen. Für Bauaufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte enthält § 7 EU Abs. 2 VOB/A in der Ausgabe 2026 dieselbe Regel, ebenfalls mit dem Zusatz "oder gleichwertig". Nach dem Einführungserlass des BMWSB vom 14. Oktober 2026 ist diese Fassung seit dem 8. September 2026 anzuwenden. Grundlage ist Artikel 42 Abs. 4 der EU-Richtlinie 2014/24/EU, für Liefer- und Dienstleistungen umgesetzt in § 31 Abs. 6 VgV.

Für Hersteller heißt das: Bei öffentlichen Projekten ist die Leistungsbeschreibung der Maßstab, an dem jede Alternative gemessen wird. Bei privaten Projekten ohne Vergabepflicht kann der Planer ein Leitfabrikat freier nennen. Trotzdem kann der ausführende Unternehmer später ein anderes Produkt anbieten, und der Planer vergleicht es dann mit den Kennwerten aus Ihrem Text.

Schreiben Sie jeden Text deshalb so, dass er auch ohne Fabrikatsangabe funktioniert. Die Fabrikatsangabe ergänzen Sie dort, wo sie zulässig ist.

Der Aufbau eines übernahmefähigen Textes

Die Tabelle zeigt, welche Bestandteile eine Position enthalten sollte und welche Fehler dem Planer zusätzliche Arbeit machen.

Beschreiben Sie pro Funktion eine Position. Wenn ein Text drei Varianten in einer Position bündelt, muss der Planer ihn aufteilen, und dabei kann Ihre Formulierung verloren gehen.

Kennwerte, die sich prüfen lassen

"Hohe Schallabsorption" lässt sich nicht prüfen. "Schallabsorberklasse A nach DIN EN ISO 11654" schon. Beim Brandverhalten gilt dasselbe: Eine Klasse nach DIN EN 13501-1 sagt Planer und Bieter genau, was geliefert werden muss.

Prüfbare Kennwerte erfüllen zwei Aufgaben. Sie ermöglichen dem Planer eine neutrale Beschreibung, und sie werden zum Maßstab, wenn ein Bieter später eine Alternative anbietet. Die Werte gehören in den Text, weil das Gebäude sie braucht. Erfüllt Ihr Produkt sie gut, zeigt sich das im Vergleich, ohne dass ein Fabrikat genannt werden muss.

Übernehmen Sie trotzdem nicht jeden Wert aus dem Datenblatt. Wählen Sie die Eigenschaften, die für die Nutzung wirklich zählen, und lassen Sie die weg, die den Wettbewerb nur ohne fachlichen Grund einschränken. Bei öffentlichen Aufträgen sind Vorgaben, die ohne fachlichen Grund nur ein Produkt erfüllt, nach dem Themenblatt "Produktneutrale Ausschreibung" der Bremer Senatorin für Wirtschaft, Häfen und Transformation (Stand 30. Juli 2026) ein verdeckter Verstoß gegen die Produktneutralität.

Das richtige Format: GAEB und Alternativen

In Deutschland werden Leistungsverzeichnisse üblicherweise im Format GAEB DA XML ausgetauscht. Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen beschreibt den Standard als einheitliches Format für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung. Auf der GAEB-Website ist derzeit Version 3.3 als aktuelle Version geführt, Version 3.4 ist seit März 2026 als Beta verfügbar. Liegen Ihre Texte als GAEB-Datei vor, kann der Planer sie direkt in sein Leistungsverzeichnis importieren.

Stellen Sie mindestens drei Varianten bereit: eine GAEB-Datei, eine bearbeitbare Textdatei und ein PDF zur Ansicht. Jede Datei sollte Produktname, Versionsstand und Datum enthalten.

Texte pflegen und versionieren

Ausschreibungstexte veralten. Rezepturen ändern sich, Prüfberichte werden erneuert, Normen fortgeschrieben. Wenn ein Planer einen veralteten Text übernimmt, landet das Problem während der Ausführung bei Ihrem Vertrieb.

Eine einfache Routine kann ausreichen:

• Eine verantwortliche Person je Produktgruppe, etwa im Produktmanagement oder im Spezifikationsteam

• Versionsnummer und Datum in jedem Text und jeder Datei

• Überprüfung, sobald sich Produkt, Prüfbericht oder eine zitierte Norm ändert

• Eine Liste zurückgezogener Texte, damit der Vertrieb Planer gezielt informieren kann

Ausschreibungstexte im Vertriebsprozess nutzen

Am meisten bewirken Ausschreibungstexte, wenn sie den Planer während der Entwurfs- und Ausführungsplanung erreichen, bevor das Leistungsverzeichnis steht. Damit sind sie auch ein Vertriebswerkzeug.

Halten Sie im CRM fest, welches Projekt wann welchen Text erhalten hat. Sobald die Ausschreibung veröffentlicht ist, prüfen Sie, ob Ihre Formulierungen enthalten sind. Wenn ja, wissen Sie, dass der Planer mit Ihnen arbeitet. Wenn nein, haben Sie eine konkrete Frage für das nächste Gespräch. Mit der Zeit zeigt diese Dokumentation, welche Texte übernommen und welche umgeschrieben werden. Eine direktere Rückmeldung aus den Planungsbüros bekommt Ihr Produktmanagement selten. Wie Sie messen, wie viele Spezifikationen bis zum Auftrag erhalten bleiben, beschreibt unser Beitrag zur Spezifikationsquote.

Wie Building Radar unterstützt

Building Radar erkennt Bauprojekte bereits in der Planungs- und Entwurfsphase, bevor eine Ausschreibung veröffentlicht wird. Jeane, die KI in Building Radar, liest Ausschreibungsunterlagen und fasst zusammen, was für Ihre Entscheidung wichtig ist. Für Spezifikationsteams heißt das: Sie sehen früh genug, welche Planer an passenden Projekten arbeiten, um Ihre Texte anzubieten. Ob eine veröffentlichte Ausschreibung Ihre Formulierungen enthält, prüft Ihr Team weiterhin selbst in den Unterlagen. Mehr dazu auf unseren Seiten zu Ausschreibungen und zur frühen Projektbeeinflussung.

Häufige Fragen

Darf ein Herstellertext den Produktnamen enthalten? In der Regel nur als Leitfabrikat mit dem Zusatz "oder gleichwertig" und nur dort, wo das Vergabeverfahren einen Fabrikatsverweis zulässt. Bei öffentlichen Bauaufträgen ist ein solcher Verweis nach § 7 Abs. 2 VOB/A und oberhalb der EU-Schwellenwerte nach § 7 EU Abs. 2 VOB/A die Ausnahme. Das Bremer Themenblatt beschreibt enge Fälle, in denen ein sachlicher Grund die Vorgabe genau eines Produkts ohne den Zusatz rechtfertigt, etwa bei einem Naturstein aus nur einem Steinbruch. Die Leistungsbeschreibung muss in jedem Fall für sich allein tragfähig sein.

Warum schreiben Planer Herstellertexte um? Wegen werblicher Sprache, Kennwerten ohne Prüfnorm, fehlendem Montageumfang und Dateien, die sich nicht importieren lassen. Jeder dieser Punkte bedeutet für den Planer zusätzliche Arbeit oder Haftung, also ersetzt er den Text durch eigene Formulierungen.

In welchem Format sollten Ausschreibungstexte vorliegen? In Deutschland als GAEB DA XML, ergänzt um eine bearbeitbare Textdatei und ein PDF. Fragen Sie bei Büros im Ausland vorab, mit welchem System sie ausschreiben.

Wie oft sollten Ausschreibungstexte überprüft werden? Immer dann, wenn sich Produkt, Prüfbericht oder eine zitierte Norm ändert, und zusätzlich in einem festen Rhythmus, den die verantwortliche Person der Produktgruppe festlegt. Jeder Text braucht Versionsnummer und Datum.

Woran erkennen Sie, ob ein Text übernommen wurde? Dokumentieren Sie, welches Projekt welchen Text erhalten hat, und vergleichen Sie die veröffentlichte Ausschreibung mit Ihrer Formulierung. So sehen Sie, welche Texte funktionieren, und Ihr Vertrieb hat einen konkreten Anlass für das nächste Gespräch mit dem Planer.

Sprechen Sie mit uns über Ihren Spezifikationsprozess

Wenn Sie klären möchten, wie frühe Projektinformationen und Zusammenfassungen von Ausschreibungen in Ihre Spezifikationsarbeit passen, können Sie hier ein Erstgespräch vereinbaren.