Was ist eine Ausschreibung?

Eine Ausschreibung oder auch Submission ist die öffentliche, schriftliche Aufforderung, Angebote für die in der Ausschreibung spezifizierten Leistungen abzugeben. Dies geschieht auf Ausschreibungsportalen sowie in Zeitungen und Fachzeitschriften.

Wie funktioniert eine Ausschreibung?

Ausschreibungen sind seit jeher eine wichtige Quelle für Aufträge in der Baubranche und im Bauzubehör. Alleine in der EU werden jedes Jahr mehrere Milliarden Euro durch diese Art der Verträge erwirtschaftet. Ein einzelnes Bauprojekt kann mehrere verschiedene Ausschreibungen beinhalten. In diesem Artikel wollen wir aufklären, was Ausschreibungen genau sind, wieso sie so wichtig sind und warum sie auch für Ihr Unternehmen einen großen Teil zum wirtschaftlichen Erfolg beitragen können.

Wieso gibt es Ausschreibungen?

Ausschreibungen machen die Auftragsvergabe transparenter. Für den Anbieter können sich so die besten Produkte durchsetzen. Auf der anderen Seite kann der Kunde einen besseren Preis erwirken, weil er einen besseren Überblick über den Markt bekommen hat. Ein weiterer Vorteil für den Anbieter besteht darin, dass keine geheimen Abmachungen getroffen werden können. Gerade im öffentlichen Sektor spielt dies eine große Rolle. Bei staatlichen Projekten darf kein Anbieter diskriminiert werden. Daher ist besonders in diesem Sektor die Ausschreibung als Mittel zur Beschaffung äußerst populär. Aber auch im privaten und gewerblichen Sektor nimmt die Bedeutung der Ausschreibung immer weiter zu.

Was für Arten von Ausschreibungen gibt es?

In der Europäischen Union hat man sich auf eine Sortierung der Ausschreibungen in zwei Gruppen geeinigt. Die eine Gruppe besteht aus „Öffentlichen Ausschreibungen“ die ab einem gewissen Wert „Offene Verfahren“ werden. Die zweite Gruppe besteht aus „Beschränkten Ausschreibungen“ die ab Erreichen eines Schwellenwertes „Nicht offene Verfahren“ genannt werden.
Die erste Gruppe bildet dabei den Regelfall. Bei öffentlichen Ausschreibungen und Offenen Verfahren können sich beliebig viele Unternehmen auf die erwünschte Leistung bewerben. Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Zahl der möglichen Bewerber jedoch begrenzt werden. Wenn dies der Fall ist, spricht man von einer Beschränkten Ausschreibung beziehungsweise einem Nicht Offenen Verfahren.

Wer schreibt Ausschreibungen?

Die Ausschreibung wird in der Regel vom Kunden direkt verfasst. Dieser anfängliche Mehraufwand soll dadurch kompensiert werden, dass sich nachfolgend keine Angebote mehr aktiv eingeholt werden müssen. Die ausschreibende Partei hat dabei ein Interesse daran ihren Bedarf möglichst genau zu beschreiben um keine unpassenden Angebote zu erhalten. Da es jedoch keine professionellen Stellen zur Ausschreibung gibt variiert deren Detailgrad, Inhalt und Aussehen teilweise immens.

Wie sieht eine Ausschreibung aus?

Jede Ausschreibung – egal wie sie sich auch immer in den Details unterscheiden – besteht im Kern aus drei Teilen: Kontaktinformation, Ausschreibungsgegenstand und Verfahrensdetails.
Kontaktinformationen: In diesem Teil wird beschrieben, an wen sich der interessierte Anbieter wenden kann, wenn er sich entschließt sein Angebot abzugeben. Meist gibt es mehrere Möglichkeiten, etwa per E-Mail, oder per Post. Eine Telefonnummer wird oft angegeben, um etwaige Unklarheiten noch vor der Angebotsabgabe klären zu können.
Ausschreibungsgegenstand: Im eigentlichen Kern der Ausschreibung werden die Konditionen der Ausschreibung beschrieben. Wann wird was in welcher Menge und welcher Art zu welchem Preis benötigt. Anhand dieser Rahmeninformationen wird vom Anbieter erwartet ein Angebot abzugeben.
Verfahrensdetails: Im Sinne der Transparenz wird meistens noch angegeben wie das weitere Verfahren geregelt ist. Zum Beispiel Fristen, Entscheidungskriterien oder Ausschlusskriterien werden hier geregelt.

Wie wird über eine Ausschreibung entschieden?

Der Ausschreibende ist im Prinzip frei darüber wie er sich für eine Ausschreibung entscheidet. Jedoch sollten die Entscheidungskriterien im Sinne des fairen Wettbewerbs von Anfang an klar kommuniziert werden. Bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand wird meist nur der Preis als einziges Entscheidungskriterium herangezogen. Dieses Vorgehen ist zwar einfach aber durchaus problematisch. Entscheidungen aufgrund des Preises haben in der Vergangenheit schon mehrfach zu Problemen geführt. Unrealistische Preisangaben sind oftmals auch der Grund für Kostenexplosionen in öffentlichen Großprojekten und Verzögerungen.

Ausschreibungen in der EU

Das Vorgehen bei Ausschreibungen werden die Regeln des Government Procurement Agreement (GPA) angewandt. Diese wurden in der EU Richtlinie 2004/18/EG festgeschrieben. In der 2004/18/EG werden unter anderem Regeln festgeschrieben, für:

  • Arten von Ausschreibungen
  • Ausschreibungspflichtige Warengruppen
  • Schwellenwerte für Ausschreibungen
  • Besondere Sachverhalte
  • Ausschreibungsverfahren
  • Transparenz und Prozesse

Zusätzlich zu dieser EU Richtlinie wird in einer weiteren ein gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge beschrieben. Dieses Vokabular wird in der Verordnung 2195/2002 beschrieben und ist gemeinhin als CPV (Common Procurement Vocabulary) bekannt. Das CPV, oder die CPV-Codes stellen eine allgemeine Gruppierung aller Waren und Dienstleistungen dar. Somit sind sie eine Vereinfachung im Umgang mit verschiedenen Wirtschaftsleistungen innerhalb der EU.
Da europäische Richtlinien national nicht Richtbindend sind, werden diese Richtlinien jeweils noch in nationales Recht überführt. In Deutschland beispielsweise ist das die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge. Im Rechtsverkehr ist sie unter dem Kurznamen VgV (Vergabeverordnung) gebräuchlich. Sie ist mit den europäischen Richtlinien inhaltsgleich.

Weitere Ressourcen

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