Starten Sie mit optimiertem Zeitmanagement ins neue Jahr!

Nur noch wenige Wochen bis zum Jahresende und es gibt noch unglaublich viel zu tun. Gerade in Bürojobs ist ein gutes Zeitmanagement besonders wichtig! Beim Zeitmanagement geht es darum, Ihre Wünsche, Ihr Wissen und Ihre Fertigkeiten zur Gewohnheit werden zu lassen. Genauso, wie Sie beim Autofahren nicht mehr überlegen müssen, soll auch Ihr Zeitmanagement zur Selbstverständlichkeit werden. Wenn Sie Prioritäten setzen, werden Sie auch in stressigen Zeiten einen kühlen Kopf bewahren und organisiert handeln. In diesem Artikel stellen wir Ihnen vier klassische Zeitmanagement Methoden vor, mit denen Sie Ihr Zeitmanagement wieder in den Griff bekommen!

Zeitmanagement Methoden

1. Eisenhower-Prinzip
2. SMART-Methode
3. Pareto-Prinzip
4. ALPEN-Methode

1. Eisenhower-Prinzip

Diese Methode wird dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Eisenhower zugeschrieben. Er soll auf diese Weise seine Zeit priorisiert und Aufgaben delegiert haben. Ziel des Eisenhower-Prinzips ist es, Prioritäten zu setzen, um wieder Konzentration und Motivation zum Durchstarten zu finden. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Notieren Sie alle zu erledigenden Aufgaben!

Der erste Schritt ist einfach und selbsterklärend. Schreiben Sie sich alle Aufgaben auf, die Sie noch erledigen müssen.

Nutzen Sie Apps wie z.B Wunderlist, um Ihre Aufgaben zu organisieren!
2. Beurteilen Sie die Aufgaben!

Nun wird es schon etwas schwieriger. Entscheiden Sie, ob Ihre Aufgaben sofort oder später erledigt werden müssen, auf einen bestimmten Termin verlegt werden können oder sogar abgelegt werden können. Erstellen Sie hierfür eine Tabelle nach folgenden Kriterien:

dringend und wichtig

  • Krisenherde!
    z. B. brennende Emails, dringende Krisenbesprechungen
  • Dringend!
    Aufgaben müssen noch heute erledigt werden

nicht dringend, aber wichtig

    • Kein fester Termin!
      z. B. persönliche Entwicklung, Weiterbildungen, Freunde
    • Können mit der Zeit dringend werden!
      z.B. wenn lange die Gesundheit vernachlässigt wird, ist das Thema Gesundheit auf einmal dringend

dringend, aber weniger wichtig

  • Können delegiert oder weitergeleitet werden!
    z.B. Rechnungen prüfen

nicht dringend, und nicht wichtig

    • Papierkorb
    • „Komposthaufen“
    • Ablage

Die größte Herausforderung bereitet den meisten Menschen der Umgang mit den unwichtigen und zugleich nicht dringenden Aufgaben. Sie haben drei Optionen, wie Sie mit diesem Quadranten umgehen können:

1. Papierkorb

Entsorgen Sie die Aufgaben am besten gleich. Virtuell durch löschen oder tatsächlich durch den Papierkorb oder einen Aktenvernichter. Der Mut und die Überwindung lohnen sich, Sie werden sich sofort befreit fühlen.

2. “Komposthaufen”

Manche Unterlagen sollten Sie nicht wegwerfen oder komplett vernichten. Legen Sie sich einen Stapel, den sogenannten Komposthaufen, an. Was hier gesammelt wird, wird nur dann bearbeitet, wenn Zeit dafür ist. Prüfen Sie den Stapel alle drei Monate. Manches hat sich vielleicht schon von selbst erledigt und kann nun wirklich weggeworfen oder vernichtet werden.

3. Ablage

Wenn Ihnen Möglichkeit eins und zwei zu radikal erscheinen, legen Sie Ihren Stapel zumindest sinnvoll in einer Ablage ab. Bevor Sie sich allerdings hin zum Messie entwickeln, sollten Sie auch diesen Stapel alle drei bis vier Monate nochmal genauer prüfen.

Veranschaulichung des Eisenhower-Prinzip:

Sie haben eine E-Mail erhalten. Gleichzeitig liegt ein Lottoschein mit 6 Richtigen auf Ihrem Schreibtisch, der in spätestens 20 Minuten eingelöst werden muss. Stellen Sie sich nun die Frage: „Mit welcher Tätigkeit nutze ich meine Zeit am sinnvollsten?“ Solange die E-Mail weniger Wert ist als Ihr Lottogewinn, werden Sie die Bearbeitung entweder an jemand anderes delegieren, oder auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.

Optimieren Sie neben Ihrem Zeitmanagement auch den Umgang mit Ihren E-Mails!

2. SMART – Methode

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Zeitmanagement ist es, seine Ziele möglichst genau und richtig zu definieren. Genau hier, setzt die SMART Methode an. SMART ist ein Akronym für Specific, Measurable, Accepted, Realistic, Timely und dient zur eindeutigen Definition von Zielen.

S

Specific

Das zu erreichende Ziel soll eindeutig definiert und präzise formuliert sein. Wenn möglich in einem Satz.

M

Measurable

Das zu erreichende Ziel soll zu einem späteren Zeitpunkt objektiv auf Erfolg oder Misserfolg überprüft werden können

A

Accepted

Das Ziel muss von allen Beteiligten akzeptiert werden.

R

Realistic

Das Ziel soll realistisch erreicht werden können

T Timely

Das Ziel soll eine klare Zielvorgabe enthalten, wann es erreicht sein muss

Veranschaulichung der SMART – Methode

Um meine Fitness zu verbessern und mein Gewicht von 100 kg auf 90 kg zu reduzieren, beginne ich mit dem Joggen. Dafür gehe ich ab sofort 3 mal die Woche in eine Laufgruppe, um 5 km zu laufen. Im ersten Halbjahr möchte ich 5 kg abgenommen haben und bis Weihnachten weitere 5 kg.

3. Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip geht auf Vilfredo Pareto zurück. Dieser untersuchte Anfang des 20. Jahrhunderts die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien und machte die Entdeckung, dass 20% der italienischen Staatsbürger 80% des Staatsvermögens besaßen. Daraufhin folgerte er, dass die italienischen Banken zum Beispiel mit einem Fünftel ihrer aufgewendeten Zeit 80% ihrer Kunden betreuen.

80% der Ergebnisse können mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen mit 80% die meiste Arbeit.

Angewendet kann das Pareto-Prinzip zum Beispiel auch mit anderen Zeitmanagement-Methoden werden. In dem Quadranten links unten (wichtig, aber nicht eilig) der Eisenhower Methode befinden sich häufig genau jene 20% der Aufgaben, die für 80 Prozent des Erfolgs verantwortlich sein können.

Gerade bei parallel laufenden Aufgaben ist es entscheidend zu wissen, welche Aufgaben die wichtigsten sind und als erstes erledigt werden müssen. Das Ziel ist es, 80% der anfallenden Arbeit in 20% der Zeit zu erledigen. Der Irrglaube vieler Menschen ist es, dass wenn sie nur stärker, härter, schneller arbeiten, auch bessere Ergebnisse erzielt werden. Was in der Praxis erzielt wird ist aber nur mehr Druck, Stress und weniger Zeit. Das Ergebnis: Man arbeitet wie verrückt und erreicht immer weniger.

Veranschaulichung des Pareto Prinzip

Der Siedepunkt von Wasser liegt bei 100 Grad. Darüber verdampft es. Was passiert, wenn Sie die Temperatur auf 120 oder 200 Grad erhöhen? Natürlich kocht das Wasser genauso und verdampft nur ein bisschen schneller. Ab 100 Grad hat es wenig Sinn, noch mehr Energie in das Wasser zu investieren.

4. ALPEN – Methode

Diese von Lothar J. Seiwert entwickelte Technik hat sich bereits in sehr vielen Fällen als hocheffizient erwiesen. Diese Methode bietet die Möglichkeit, anfallende Aufgaben innerhalb kürzester Zeit zu bestimmen. Täglich werden hierfür nur wenige Minuten benötigt. Gehen Sie folgendermaßen vor:

A

Aufgaben Notieren Sie Ihre Aufgaben in einer To Do Liste
L Länge Schätzen Sie für jeden Punkt auf Ihrer To Do Liste den Zeitaufwand und notieren Sie diesen.
P Pufferzeiten Planen Sie etwaige Wartezeiten am Telefon oder ähnliche Situationen ein
E Entscheidungen Nutzen Sie das schon angesprochene Eisenhower Prinzip, oder die SMART-Methode, um Ihre Aufgaben zu priorisieren.
N Nachkontrolle Überprüfen Sie am Ende des Tages, ob Ihre Planung erfolgreich war. Auf diesem Weg, können Sie die benötigten Pufferzeiten an die Realität anpassen.
Veranschaulichung der ALPEN – Methode
Aufgabe Geschätze Länge Pufferzeit Nachkontrolle
Kostenvoranschlag für einen Kunden vorbereiten 30 Minuten 10 Minuten Benötigte Zeit: 35 Minuten

Fazit

Wie Sie sehen, zeichnet sich ein gutes Zeitmanagement nicht durch komplizierte Techniken aus. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Anwendung dieser Zeitmanagement Techniken. Fangen Sie am besten gleich damit an!

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