Inbox Zero: 3 einfache Schritte zum leeren Posteingang

Erobern Sie die Kontrolle über Ihr E-Mail-Postfach zurück!

Innerhalb der nächsten 6 Minuten Lesezeit wird sich Ihr Umgang mit Ihrer E-Mail-Box grundlegend ändern! Ein aufgeräumter Posteingang (Inbox Zero) wird Realität …

Was ist eine Inbox Zero?
Schritt 1 – Verwenden Sie einen Posteingang für alle E-Mail-Adressen
Schritt 2 – Die Spam-Flut
Schritt 3 – Gezielte E-Mail-Zeit

Was ist Inbox Zero?

Obwohl wir es besser wissen, unser Arbeitsplatz ist voller Ablenkungen. Experten warnen schon lange, dass zahlreiche Ablenkungen am Arbeitsplatz zu Erschöpfung führen und das Leistungspotential verringern. E-Mails sind die häufigsten Ablenkungen. Die meisten E-Mails werden 7 Sekunden nach dem Empfang geöffnet.

Laut einer Apex-Leistungserhebung öffnen über 50% der Befragten ihren Posteingang mindestens elfmal am Tag. Der Posteingang ist ständig im Hintergrund – vor allem im Hinterkopf. Jede neue E-Mail hat das Potential, uns aus einer konzentrierten Arbeitsphase zu reißen.

Der Umgang mit dem Posteingang kann einfach sein. Mit ein bisschen Disziplin erobern sie die Autorität über ihre Mailbox zurück!

Das Inbox Zero System gewinnt weltweit an Popularität. Merlin Mann präsentierte die Strategie für eine effiziente E-Mail-Abwicklung im Jahr 2007 bei einem Google-Technologie-Gespräch. Das Geheimnis ist ein strukturierter und kontrollierter Umgang mit E-Mails. Das schafft Raum für die notwendige Erholung für den Feierabend und das Wochenende. Im Folgenden erläutern wir, wie Sie die Souveränität über Ihren E-Mail-Posteingang zurückerhalten können. 3 Schritte und ein wenig Disziplin:

Schritt 1 – Verwenden Sie einen Posteingang für alle E-Mail-Adressen

Nach einer Umfrage von Statista hat die Mehrheit der deutschen Internetnutzer zwei bis drei private E-Mail-Adressen und mindestens eine Business-Mailbox. Das Bearbeiten des Posteingangs jeder einzelnen elektronischen Adresse ist zeitaufwändig. Verwenden Sie daher einen E-Mail-Posteingang, um Nachrichten zu senden und zu empfangen. Es ist möglich, Nachrichten z.B. in Outlook, Thunderbird oder Gmail zu bündeln.

Bearbeiten Sie nicht jede E-Mail einzeln. Verwenden Sie die intelligenten Funktionen Ihres Postfachs und erstellen Sie Regeln, um E-Mails in entsprechenden Ordnern oder sogar den Papierkorb einzusortieren. Übrige E-Mails werden zusammen in das Archiv verschoben. Ab sofort sollten sie neue E-Mails bewerten und entsprechend verfahren.

Verwenden Sie die folgenden drei Ordner:

• Ordner: Wichtig

  Wenn Sie die E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt noch benötigen, kann diese nicht gelöscht werden. Dazu erstellen Sie den Ordner „Wichtig“ und verschieben diese Art von E-Mail dazu.

• Ordner: To Do

  Wenn die Nachricht Ihre Aktion erfordert, verschieben Sie diese in den Ordner „To Do“. Erstellen Sie eine Erinnerung in Ihrem Kalender zur gleichen Zeit. Tipp: Nutzen Sie Online-Dienste wie Wunderlist, um einen Überblick über Ihre Aufgaben zu erhalten.

• Ordner: Papierkorb

  Trifft keine der beiden ersten Optionen zu überwinden sie sich und löschen die E-Mail.

Schritt 2 – Die Spam-Flut

Sie haben einen leeren Posteingang erstellt und Ihr Ziel ist es, diesen Status zu pflegen. Spam E-Mails werfen Sie regelmäßig bei Ihrer Zielerreichung zurück. Spam kommt in Form von Newslettern, Kauf-Dies-E-Mails oder Social Media-Benachrichtigungen. Schauen Sie sich die Nachrichten an und stellen Sie sich die folgenden zwei Fragen:

• Habe ich Interesse daran?

  Erstellen Sie einen Ordner mit dem Namen des Newsletters / der Anzeige und verschieben Sie die Nachrichten. Sie haben auch die Möglichkeit, wiederkehrende Newsletters automatisch in den dafür vorgesehenen Ordner zu sortieren.

• Habe ich diese wiederkehrende Benachrichtigung wirklich gelesen?

  Sollten Sie diese Frage nicht beantworten, bitte bestellen Sie den Newsletter umgehend ab.

Schritt 3 – Gezielte E-Mail-Zeit

Dies ist der zentrale und auch der schwierigste Schritt. Gewöhnen Sie sich an, Ihre Nachrichten nicht non-stop zu überprüfen, sondern planen Sie Ihre „E-Mail-Zeit“ nach Ihren Bedürfnissen in Ihre tägliche Routine. Zu diesem Zeitpunkt wird jede E-Mail Ihres Posteingangs sofort verarbeitet. Gehen Sie wie folgt vor:

• Löschen

  Haben Sie Interesse an der Nachricht im Allgemeinen oder sind Sie nur auf cc in einer Notiz gesetzt? Zögern Sie nicht, diese E-Mail sofort zu löschen!

• Antwort

  Die Beantwortung der E-Mail dauert nicht mehr als 2 Minuten? Sofort antworten!

• Wiedervorlage

  Warten Sie noch auf weitere Informationen von Ihrem Kunden? Erstellen Sie einen Ordner für die Wiedervorlage und verschieben Sie die E-Mail in sie.

• Offen

  Der Kunde fragt nach einem Rückruf? Verschieben Sie die E-Mail in den Ordner „Aufgaben“ und erstellen Sie einen neuen Punkt in Ihrer Aufgabenliste zur gleichen Zeit.

Inbox Zero bei Building Radar

Die Building Radar Inbox Zero hält Sie kontinuierlich auf dem Laufenden. Neue Informationen zu bestehenden Projekten und Updates zu relevanten Projekten werden automatisch eingespeist. Ihr Vorteil: Eine Quelle in der Sie alle neuen Informationen bearbeiten können.