Warum Sie Ihren Vertriebsprozess zukünftig automatisieren sollten

Statistiken zeigen, dass Vertriebsmitarbeiter durchschnittlich nur etwa ein Drittel ihrer Zeit mit Ihrer eigentlichen Arbeit verbringen – nämlich mit dem Vertrieb. Und was passiert in der übrigen Zeit?

Einen Großteil ihres Arbeitstages investieren Sie in verschiedene Zeitfresser, die sich leicht automatisieren ließen: das Erstellen von E-Mails, die Planung von Meetings mit potenziellen Kunden oder das Einpflegen von neuen Daten ins CRM-System, um nur ein paar zu nennen.

Die Produktivität der meisten Außendienstmitarbeiter liegt daher unter dem erwarteten Niveau, was sich an der schlechten Umsatzentwicklung der Unternehmen zeigt, für die sie arbeiten.

Sie möchten Zeitfressern den Kampf ansagen, um mit mehr vertriebsaktiver Zeit Ihren Umsatz zu steigern? Wir zeigen Ihnen, an welchen Stellen Sie Ihren Vertriebsprozess automatisieren können.

1. E-Mails erstellen und automatisieren
2. Lead Tracking und Monitoring
3. Lead Scoring
4. Automatisiertes Reporting
5. Weitere automatisierbare Geschäftsbereiche

1. E-Mails erstellen und automatisieren

Briefe neben einem LaptopMit der falschen Herangehensweise können E-Mails schnell zu den größten Zeitfressern der Geschäftsführung und des Vertriebs werden. Da freut es Sie bestimmt zu hören, dass das Automatisieren von E-Mails recht einfach ist, solange Sie es richtig machen.

Auch wenn es selbstverständlich nicht auf jede Mail zutrifft, lassen sich insbesondere die am häufigsten versandten E-Mails automatisieren. Das betrifft bspw.Begrüßungsmails für Neukunden, Erinnerungsmails für Meetings, Danke-E-Mails nach dem Kaufabschluss, etc..

Einfach zu handhabende Autoresponder wie ConvertKit, Aweber, oder GetResponse können diesen Job problemlos für Sie übernehmen. Wollen Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz noch weiter automatisieren, sind möglicherweise umfangreichere Automatisierungstools einen Blick wert – beispielsweise ActiveCampagin oder Drip. Profis können für einen ganzheitlichen Automatisierungsansatz professionelle Marketing Automation Tools nutzen, wie HubSpot oder Marketo und damit voll automatisierte Workflows erstellen.

Arbeiten Sie in einem großen Unternehmen mit einem komplexen CRM-System, das Kontakte in potenzielle Kunden, Leads und aktive Kunden unterteilt, verwenden Sie wahrscheinlich mehr als nur ein einziges Tool. Nutzen Sie beispielsweise HubSpot, Salesforce und ActiveCampaign parallel, kann es sich für Sie lohnen, Ihre Daten zur einfacheren Handhabe auf einer einzigen Plattform zu synchronisieren.

2. Lead Tracking und Monitoring

Desktop mit Analyse-DashboardUm mehr Anmeldungen oder Verkaufsabschlüsse zu erzielen, ist es wichtig, nachvollziehen zu können, was Ihre potenziellen Auftraggeber im Internet und auf Ihrer Website tun. Tracking hilft Ihnen dabei, mehr über die jeweiligen spezifischen Interessen Ihrer Kunden zu erfahren. So können Sie einfach bestimmen, welche Form der personalisierten Kontaktaufnahme den größtmöglichen Erfolg verspricht.

Wir wissen aus erster Hand, wie wichtig das Tracking und Monitoring von Leads ist, da wir selbst eine Lösung zum Entdecken und Beobachten von Bauprojekten (Leads) anbieten, die von unseren Kunden teils über mehrere Jahre verfolgt werden.

Einige nützliche Tools, mit denen Sie die Web-Aktivitäten und das Engagement Ihrer Website-Besucher ausgezeichnet analysieren können, sind Google Analytics sowie Tools zur Erstellung von Heatmaps, wie CrazyEgg oder Hotjar. Mit den hier gesammelten Informationen können Sie effektive Strategien entwickeln, um Kaufentscheidungen potenzieller Kunden zu beeinflussen oder gar auszulösen.

3. Lead Scoring

Eine der effizientesten Möglichkeiten, Conversions und Umsatz durch kluges Lead Management zu steigern, ist deren Kategorisierung sowie Priorisierung. Das erlaubt Ihnen Zeit und Geld bei dem Versuch zu sparen, Leads von geringer Qualität zum Kauf zu bewegen, indem Sie mit Ihren Bemühungen hochwertige Leads fokussieren. Zum Glück lässt sich auch der Lead-Scoring-Prozess problemlos automatisieren.

Im Wesentlichen benötigen Sie dafür ein Tool, das alle Leads anhand festgelegter Parametern bewertet. Diese Bewertung (Scoring) beruht z.B. auf der Aktion, die Nutzer auf Ihrer Website durchführen, ihrer Kaufkraft, ihrem Standort, oder auf ihrem Geschlecht. Die meisten professionellen CRM-Systeme, wie Salesforce oder HubSpot, beinhalten bereits eine Lead-Scoring-Funktionalität, die Ihnen hilft, Ihre Leads zu organisieren und zu bewerten. Die darüber gesammelten Informationen ermöglichen es Ihnen, sich auf Leads mit dem höchsten Potenzial zu konzentrieren.

4. Automatisiertes Reporting

Mann schreibt neben seinem Laptop auf PapierVertriebsmitarbeiter haben neben ihrer eigentlichen Vertriebstätigkeit die zeitintensive Aufgabe, Reports für alle ihre Aktivitäten zu erstellen. Das ermöglicht ihnen, ihre erbrachte Leistung sichtbar und messbar zu machen. Für das Ziel, den Vertrieb möglichst effizient und produktiv zu gestalten, sind automatisch erstellte Reports unerlässlich.

Doch wie lässt sich Reporting überhaupt automatisieren?

Ein empfehlenswertes Tool ist Google Data Studio. Mit diesem kostenlosen Tool lassen sich aus zahlreichen unterschiedlichen Datenquellen automatisierte Berichte erstellen. Nutzen Sie ein professionelles CRM System, sollten Sie jedoch auch damit automatisierte Reports erstellen können – ob auf täglicher, wöchentlicher, monatlicher oder sogar jährlicher Basis. Letztlich wird die einzige Arbeit für Sie nur darin bestehen, die im Bericht abgebildeten Informationen zu überprüfen, zu formatieren und ggf. neu zu ordnen.

5. Weitere automatisierbare Geschäftsbereiche

Automatisierte Rechnungserstellung

Die meisten CRM-Lösungen können Ihre Kundenkommunikation tracken und sogar automatisch Rechnungen versenden, sobald sie einen Verkauf im System als abgeschlossen markieren.

Automatisierte Planung von Meetings und Terminen

Bildschirm mit ProgrammcodeDer Markt ist geflutet von zahlreichen Automatisierungstools, die Ihnen helfen Meetings zu planen und Erinnerungen dafür zu einzurichten. So verpassen Sie nie wieder wichtige Termine Kundentermine.

Automatisierte Telefonie

Moderne Anrufverwaltungssoftware erlaubt es Ihnen, Anrufe zu planen und diese sogar automatisch aufzuzeichnen, vorausgesetzt Sie haben das Einverständnis der Anrufer. Verwenden Sie eine derartige Software, können Sie sich ganz auf das jeweilige Telefonat konzentrieren und müssen nicht parallel auch noch Notizen machen. Sind Sie mit dem Gespräch fertig, können Sie es anschließend in Ihrem eigenen Tempo erneut durchgehen und die Aufzeichnung etwa als Referenz für zukünftige Telefonate nutzen.

Welche Tools verwenden Sie in Ihrem Unternehmen, um den Verkaufsprozess zu automatisieren? Wir freuen uns über Ihr Feedback in den Kommentaren!

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