Vorgehensweise bei öffentlichen Ausschreibungen

Nehmen Sie erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teil!

Das Bewerbungsverfahren für öffentliche Ausschreibungen ist immer eine Herausforderung für den Vertrieb. Hat man sich erst einmal entschlossen an einer Ausschreibung teilzunehmen, stehen wichtige Fragen im Raum: Wie umfangreich sollte das Angebot sein? Welche Referenzen passen am besten zu der Ausschreibung?

Wir haben Sie in unserem Artikel “Vergabeverfahren von öffentlichen Ausschreibungen” schon über das Potential und die verschiedenen Arten von Vergabeverfahren informiert. In diesem Artikel gehen wir einen Schritt weiter und beantworten Ihnen die Fragen wer einen Auftrag erhält, wie Sie von neuen Ausschreibungen erfahren und welches Vorgehen Sie zum Gewinner einer öffentlichen Ausschreibung macht!

1. Wer erhält den Auftrag?
2. Wie erfahre ich von öffentlichen Ausschreibungen?
3. Wie bekomme ich einen Auftrag?

Wenn Sie mehr über die Vergabeverfahren von öffentlichen Ausschreibungen erfahren möchten, besuchen Sie unseren Bauindustrie Blog

1. Wer erhält den Auftrag?

Bringen Sie sich nur dann ins Spiel, wenn die geforderten Leistungen zu Ihrem Kerngeschäft gehören. Das erhöht Ihre Chance den Zuschlag zu bekommen. Die Chance steigt nochmals, wenn Sie schon ähnliche Projekte in Art und Umfang des potentiellen Auftrags bearbeitet haben.

Die Selbstdarstellung sollte so kurz wie nötig sein. Der Auftraggeber will in fünf bis zehn Minuten einen Überblick über Ihr Unternehmen gewinnen. Anstatt also nur die Zahl der Mitarbeiter anzugeben, sollten Sie zusätzlich deren Kernkompetenzen aufführen. Gleiches gilt für die technische Ausstattung. Neben der bloßen Anzahl der Maschinen sollte angegeben werden, ob Wartungsverträge existieren, die gewährleisten, dass die Maschinen jederzeit funktionstüchtig sind.

Aussichten auf den Zuschlag hat ein Unternehmen trotz Einhaltung aller Formalitäten dennoch nur dann, wenn das Angebot insgesamt am wirtschaftlichsten ist. Das entscheidet nicht nur der Angebotspreis. Bei der Entscheidung für einen Anbieter werden unter anderem die zukünftigen Wartungskosten, Lieferfristen, Betriebskosten und Referenzen berücksichtigt.

Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, gründlich zu überprüfen, ob die Ausschreibung mit Ihren Vorstellungen und Fähigkeiten übereinstimmt. Die Bewertung der Angebote erfolgt in vier Stufen:

1. Die Formale Prüfung,
2. Die Prüfung der Eignung des Anbieters,
3. Die Preisprüfung
4. Die Bewertung aller Zuschlagskriterien.

Angebote gelten als nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist kein Auftrag erteilt wurde. Nur auf schriftliche Nachfrage teilt die Vergabestelle die Ablehnung eines Angebotes mit.

2. Wie erfahre ich von öffentlichen Ausschreibungen?

Über der Schwellenmenge werden öffentliche Ausschreibungen im Amtsblatt der EU, als auch auf dem Ausschreibungsportal “Tenders Electronic Daily” (TED) veröffentlicht.

Für öffentliche Ausschreibungen unterhalb der Schwellenmenge gibt es eine Vielzahl an Informationsplattformen: 11.054 Gemeinden und 294 Landkreise informieren in Fachzeitschriften, Zeitungen und regionalen Portalen über zu vergebende Aufträge. Auf jedem Portal müssen die Suchkriterien mit CPV Codes separat eingestellt werden, um wirklich nur die Treffer zu erhalten, die auch relevant sind.

Es gilt: Wer frühzeitig Wind von einem geplanten Projekt bekommt, kann vom Auftraggeber vorab weitere Informationen einfordern oder Unklarheiten klären. Die Masse an zu überwachenden Quellen im Blick zu behalten ist jedoch zeitaufwändig. Mit einer Komplettlösung wie Building Radar sparen Sie viel Aufwand:

Anstatt mühsam verschiedene Quellen zu durchforsten, nutzen Sie mit Building Radar nur eine Plattform. Öffentliche Ausschreibungen in ganz Deutschland und Europa können hier abgerufen werden. Ihr persönlicher Customer Success Manager ist der Spezialist an Ihrer Seite und unterstützt Sie bei der Einrichtung Ihrer Suchprofile. Sie sparen auf diesem Weg Zeit und erfahren schnell von neuen Ausschreibungen.

Erfahren Sie auf unserem Bauindustrie Blog mehr darüber, wie Building Radar auch Ihr Geschäft bereichern wird!

3. Wie bekomme ich einen Auftrag?

Grundsätzlich gelten für alle Bewerber um einen öffentlichen Auftrag dieselben Spielregeln:

• Alle Bewerber oder Bieter sind gleich zu behandeln
• Der Wettbewerb darf nicht auf Unternehmen beschränkt werden, die in bestimmten Regionen oder Orten ansässig sind.
• Bietergemeinschaften sind Einzelbietern gleichzusetzen
• Zum Nachweis ihrer Eignung ist die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Bewerber oder Bieter zu prüfen.

Wenn die Anforderungen in den Unterlagen nicht eindeutig formuliert sind, lohnt es sich zum Telefon zu greifen. Ein klärendes Gespräch ist besser, als sich später über eine verpasste Chance zu ärgern – oder einen Auftrag an Land zu ziehen, den man gar nicht erfüllen kann.

Unter bestimmten Voraussetzungen können Bewerber ausgeschlossen werden. Diese können Insolvenz, Liquidation oder formale Fehler sein. Eine Ausschreibung verlangt von allen Teilnehmern die Einhaltung der Formalitäten. Das beginnt mit vollständigen und aktuellen Unterlagen und geht bis hin zur pünktlichen Abgabe. Wer zu spät abgibt, wird vom Verfahren ausgeschlossen. Die Praxis zeigt, dass viele Angebote an formalen Voraussetzungen scheitern. Um solche Fehlschüsse von vornherein zu vermeiden, sollte die Bewerbung um eine Ausschreibung gewissenhaft vorbereitet werden. Nutzen Sie hierfür die Building Radar Checkliste!

Checkliste: Professionelle Vorbereitung einer Bewerbung 1. Die allgemeine Vorbereitung ▢ Erstellen Sie zusammen mit Ihrem Customer Success Manager von Building Radar die Suchprofile! ▢ Stellen Sie häufig benötigte Eignungsnachweise zusammen! ▢ Erstellen Sie Brief- und E-Mailvorlagen und ein internes Vergabehandbuch zur Beschleunigung und Standardisierung der internen Abläufe! ▢ Stimmen Sie sich gegebenenfalls mit Ihren Partnern aus Bietergemeinschaften ab! ▢ Stellen Sie sicher bei relevanten ausschreibenden Institutionen in den Kreis der Unternehmen aufgenommen zu sein, die für beschränkte Vergaben angeschrieben werden. 2. Nutzen Sie die Building Radar Plattform ▢ Finden Sie heraus, wer Ihr Ansprechpartner ist! (Den Ansprechpartner können Sie direkt den Suchergebnissen der Building Radar Plattform entnehmen) ▢ Überprüfen Sie mit Hilfe der Building Radar Plattform, ob das Suchergebnis mit Ihren Vorstellungen übereinstimmt: Entspricht der Gegenstand der Leistung Ihren Fähigkeiten/Vorstellungen? ▢ Ist der Ausführungszeitraum vereinbar mit Ihren weiteren Aufträgen? ▢ Entspricht der Ort der Leistung Ihren Vorstellungen? ▢ Welche Eignungsnachweise/Unterlagen werden gefordert? ▢ Welche genauen Leistungen werden erwartet? ▢ Welche Angebotsfrist, Zuschlags- und Bindefrist sind in dem öffentlichen Auftrag enthalten? ▢ 3. Erstellen Sie einen Zeitplan! Ende der Teilnahmefrist Ende der Frist zur Anforderung der Vergabeunterlagen Ende der Angebotsfrist Ende der Zuschlags- oder Bindefrist Datum der Mustererstellung Datum des Ortstermin Ausführungszeitraum Von: Bis: 4. Nachweise und Bescheinigungen ▢ Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts ▢ Bescheinigung der Krankenkassen/Berufsgenossenschaften über lückenlose Beitragsentrichtung ▢ Auskunft Gewerbezentralregister 3 (GZR 3) ▢ Auskunft Gewerbezentralregister 4 (GZR 4) ▢ Eigenerklärung, dass keine schwere Verfehlung vorliegt ▢ Handelsregisterauszug ▢ Gewerbeanmeldung ▢ Gewerbeerlaubnis ▢ Zugehörigkeitsbescheinigung IHK/Handwerkskammer ▢ Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung/Berufshaftpflichtversicherung ▢ Nachweis der beruflichen Qualifikation ▢ Eigenerklärung, dass kein Insolvenzverfahren eröffnet wurde/die Eröffnung beantragt wurde, oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde ▢ Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet ▢ Firmenprofil über die technische Ausstattung ▢ Referenzliste früherer Auftraggeber ▢ Eigenerklärung über Anzahl der Mitarbeiter 5. Vorbereitung des Angebots ▢ Verwenden Sie ausschließlich die Vorlagen Ihres potentiellen Auftraggebers! ▢ Fügen Sie Ihrem Anschreiben nicht Ihre eigenen Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)/Zahlungsbedingungen, oder andere Bedingungen hinzu! ▢ Achten Sie darauf, dass Ihr Angebot keinen Hinweis auf den Gerichtsstand enthält! ▢ Fügen Sie keine von der Ausschreibung abweichende Gewährleistungsbedingungen Haftungsbeschränkung hinzu! ▢ Füllen Sie die Angebotsvordrucke vollständig aus! ▢ Senden Sie auch nicht auszufüllende Formulare zurück! ▢ Nehmen Sie keine Änderungen oder Ergänzung an den Verdingungsunterlagen vor! (z. B. Streichungen, Randnotizen, nicht vorgesehene Eintragungen) ▢ Korrigieren Sie eigene Fehler deutlich! (durchstreichen, korrigieren, mit Namenszeichen und Datum versehen) ▢ Fügen Sie Ihrer Bewerbung keine Unterlagen zu, die nicht gefordert werden! ▢ Versenden Sie Ihr Angebot in einem doppelt verschlossenen Umschlag und kennzeichnen diesen deutlich als “Angebot auf eine Ausschreibung”! ▢ Unterschreiben Sie an den vorgesehenen Stellen mit Datum und Firmenstempel!