So gelingt Ihnen der reibungslose Umstieg auf ein neues Vertriebstool [5 Tipps]

Die Pein bei der Einführung neuer Vertriebstools

„Wir werden ein neues Vertriebstool einführen, um die Prozesse im Vertrieb zu optimieren.“ Dieser Satz kommt bei Vertrieblern wohl ähnlich gut an, wie die Aussicht auf eine Wurzelbehandlung beim Zahnarzt. Die Einführung von bzw. der Umstieg auf neue Sales Tools bringt immer eine Umstellung des Vertriebsprozesses mit sich und darauf hat niemand so wirklich Lust.

Oft gestaltet es sich schwierig, gewohnte Arbeitsabläufe zu verändern oder neue zu adaptieren. Außerdem ist eine Prozessumstellung fehleranfällig und verläuft potenziell nicht so reibungslos wie erhofft. Das Ergebnis: Aufwendig eingeführte Systeme werden zu wenig genutzt, Daten werden schlecht gepflegt und die erhofften positiven Auswirkungen auf die Vertriebsarbeit und Kundenbetreuung bleiben aus. Aber das ist kein Grund, die Flinte ins Korn zu werfen. Mit den richtigen Strategien schaffen Sie es, Ihre Mitarbeiter vom Einsatz neuer Systeme zu überzeugen!

1. Holen Sie Ihr Vertriebsteam mit ins Boot!

„In der Regel entscheidet der Vertriebsleiter oder Geschäftsführer über die Einführung eines neuen Vertriebstools. Wenn die direkten Nutzer nicht mit abgeholt werden, siegt die Angst vor Veränderung. Ganz wichtig ist es also, dass jeder Nutzer über die Vorteile des neuen Tools Bescheid weiß. Aus diesem Grund stehen wir nicht nur mit den Entscheidern, sondern vor allem mit den Nutzern in engem Kontakt.“

Laurenz Kalthoff, Head of Customer Success bei Building Radar

Die größte Herausforderung bei der Implementierung eines neuen Systems liegt darin, die Vertriebsmitarbeiter davon zu überzeugen, dass diese Neuerung Vorteile mit sich bringt. Zieht das Team mit der Nutzung des neuen Sales Tools nicht mit, werden im schlechtesten Fall zwei Tools parallel genutzt; von einer Optimierung des Vertriebsprozesses kann dann keine Rede sein.

Kommunizieren Sie deshalb nicht nur den konkreten Nutzen für das Unternehmen, sondern betonen Sie auch die Vorteile für die einzelnen Mitarbeiter. Überzeugen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter auch durch konkrete Zahlen. Suchen Sie sich Erfahrungswerte und Statistiken heraus, die die Vorteile der Nutzung Ihres geplanten Vertriebstools anschaulich darstellen.

Ihr Vertriebsteam wird Fragen stellen und auch Kritik an der Software und am neuen Prozess üben. Das zeigt Interesse! Aber überfrachten Sie die Kollegen nicht mit zu vielen Informationen und Funktionen. Wenn Sie versuchen, alle Features auf einmal zu erklären, kommt es schnell zu Reizüberflutung und Frustration.

2. Ernennen Sie einen Superuser

„Mit den Nutzern steht und fällt der Erfolg von neuen Vertriebstools. Wir haben schon sehr positive Erfahrungen mit der Ernennung von „Superusern“ gemacht. Bei vielen Mitarbeitern wirkt bereits das Gefühl, einem ausgewählten Kreis von Experten und Spezialisten anzugehören, sehr motivierend. Das fördert einerseits die Weiterentwicklung der Mitarbeiter und führt andererseits auch dazu, dass das Vertriebstool eine echte Chance bekommt, sich zu etablieren.“

Laurenz Kalthoff

Existieren mehrere Lizenzen für dasselbe Vertriebstool, werden mit Superusern zentrale Ansprechpartner geschaffen, die das Tool übergreifend verwalten und die Tätigkeiten aller Nutzer überblicken. Superuser beantworten Fragen aller anderen Nutzer schneller, als es das Support-Team des Tools könnte und das auch noch direkt vor Ort. Die beantworteten Fragen können gesammelt und an alle Nutzer versendet werden – so kann jeder aus Fehlern und Problemen der anderen lernen.

Starten Sie am besten mit 5 bis 10 Pilot-Anwendern. Bei weniger als 5 Teilnehmern ist das Risiko von Ausfällen aufgrund von Krankheit oder Urlaub hoch und es fehlen Ihnen am Ende die aussagekräftigen Erfahrungen. Geeignete Pilot-Anwender sind aufgeschlossen, wollen sich verbessern. Dies sind oft die Mitarbeiter einer Abteilung, welche andere mitziehen. Stehen diese hinter dem Projekt, haben Sie auch die anderen für sich gewonnen.

3. Bieten Sie Ihrem Team Anreize für die Umstellung

„Um die anfängliche Zurückhaltung bei der Nutzung von neuen Vertriebstools zu durchbrechen, bietet es sich an, den Wettbewerbsgedanken von Vertrieblern zu nutzen. Manche unserer Nutzer führen für die Einführung unserer Plattform eine Art Bonussystem ein und haben damit bemerkenswert gute Erfahrungen gesammelt.“

Laurenz Kalthoff

Die ersten Monate sind erfahrungsgemäß die größte Hürde bei der Implementierung einer neuen Technologie. Haben sich Benutzer erst einmal an ein System gewöhnt, wird die Verwendung fast von selbst zur täglichen Routine. Daher sind Anreize eine tolle Möglichkeit, die Akzeptanz von neuen Vertriebstools zu erhöhen. Vertriebler mögen den Wettbewerb. Warum sollte dieser Ansatz nicht auch bei der Akzeptanz eines neuen Vertriebssystems funktionieren? Verkaufswettbewerbe bringen Spaß und Dynamik. Lassen Sie z. B. Teams gegeneinander antreten. Mindestens einmal pro Tag sollten Sie die aktuelle Rangfolge im ganzen Verkaufsteam (wenn nicht sogar im ganzen Unternehmen) bekannt geben.

4. Nutzen Sie als Vorgesetzter das neue Tool selbst!

„Nach meiner Erfahrung sind Vertriebsmitarbeiter am ehesten bereit, sich auf neue Vertriebstools einzulassen, wenn sich der Vorgesetzte selbst eingehend mit dem neuen Tool auseinandergesetzt hat und es aktiv nutzt. Ist dies nicht der Fall, ist auch die Akzeptanz bzw. Nutzung des Tools relativ gering.“

Laurenz Kalthoff

Dies bestätigt auch eine Studie des Instituts für Marktorientierte Unternehmensführung in Mannheim, derzufolge die Vorbildfunktion des Vorgesetzten einen hohen Stellenwert bei der Einführung von neuen Vertriebstools hat. Geschäftsführung, Vertriebsleitung und IT-Verantwortliche müssen hinter dem neuen Vertriebstool stehen, es selbst nutzen können und es positiv an die Vertriebsmitarbeiter kommunizieren. Die Mitarbeiter werden versuchen, es dem Vorgesetzten gleich zu tun. Selbst wenn sie es am Anfang noch nicht für richtig halten, so werden sie mindestens den Druck verspüren, dass sie etwas nicht tun, was eigentlich von ihnen erwartet wird.

5. Starten Sie mit einem Testprojekt bevor Sie den gesamten Prozess umziehen

Auch wenn Sie lieber schon gestern das neue Vertriebstool für alle Mitarbeiter eingeführt hätten, starten Sie am besten mit einem überschaubaren Pilotprojekt. Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter anhand von Daten und Fakten, weisen Sie gut nachvollziehbar auf die Vorteile der Umstellung hin und vergessen Sie dabei nicht die einfache Anwendbarkeit im Alltag Ihres Vertrieblers. So wird die Umsetzung ohne größere Widerstände gelingen und es profitieren bald alle von den angestrebten Verbesserungen!