Ausschreibungen und Vergabe einfach erklärt von A bis Z

Über 5.000 Projekte, unzählige Ausschreibungen, rund 30 Milliarden Euro Gesamt-Auftragsvolumen: Das verzeichnete Statista allein im Jahr 2018 für europaweit ausgeschriebene öffentliche Bauprojekte – Tendenz steigend. In diesem Artikel vermitteln wir Ihnen das nötige Grundwissen zu Ausschreibungen und Vergabeverfahren, das Sie benötigen, um selbst ein Stück von diesem enormen Kuchen abzubekommen und Vertriebserfolge zu verzeichnen.

Unter einer Ausschreibung versteht man im europäischen Rechtsraum die öffentliche Bekanntmachung von offenen Aufträgen mit der Aufforderung an interessierte Unternehmen, ein passendes Angebot an die verantwortlichen Stellen abzugeben (Submission).

So funktioniert ein Ausschreibungsverfahren

Zu Beginn einer jeden Ausschreibung steht zunächst ein Bauprojekt. Zum Beispiel der Bau einer neuen Schule auf Gemeindegrund. Die Gemeinde lässt sich zunächst von einem Architekten ein Bauwerk entwerfen (möglicherweise ebenfalls im Rahmen einer Ausschreibung). Steht die Planung, müssen nun die entsprechenden Bauleistungen erbracht werden. Um eine faire Vergabe der Aufträge für diese Leistungen zu garantieren, ist die Gemeinde dazu verpflichtet, entsprechende Ausschreibungen zu veröffentlichen.

Gerade bei Bauprojekten werden oft mehrere Ausschreibungen parallel veröffentlicht. Denn hier werden sehr unterschiedliche Kompetenzen benötigt, die typischerweise nicht von einer einzelnen Firma erbracht werden können. Neben dem Rohbau unserer neuen Schule müssen beispielsweise auch der Innenausbau sowie die technische Gebäudeausrüstung vollendet werden, bevor die ersten Klassenzimmer bezogen werden können.

Ist ein Unternehmen in der Lage, mehrere Ausschreibungen für Arbeiten an einem Bauprojekt auszuführen, kann es sich selbstverständlich auf alle entsprechenden Ausschreibungen bewerben. Allerdings werden hierbei separate Angebote für jede einzelne Ausschreibung benötigt.

Bauunternehmen, die daran interessiert sind, einen oder mehrere der ausgeschriebenen Bauaufträge zu erhalten, können sich nun innerhalb einer Frist bewerben (durch eine sogenannte Submission). Öffentliche Bauträger sind verpflichtet, bis zum Ablauf dieser Frist zu warten, bevor sie eine Entscheidung über die Vergabe der ausgeschriebenen Aufträge treffen. Das sorgt dafür, dass alle potenziellen Bewerber gleich viel Zeit haben, ihre Angebote vorzubereiten und einzureichen.

Nach Verstreichen der Frist entscheidet sich der Bauträger schließlich für diejenigen Angebote, die den Auswahlkriterien am ehesten entsprechen. Unter diesen Angeboten wird dann das günstigste ausgewählt, da öffentliche Stellen dazu angehalten sind, auf die Wirtschaftlichkeit eines Auftrags zu achten. So wird beispielsweise der Rohbau unserer Beispiel-Schule von Firma A übernommen, die Elektrik von Firma B und so weiter.

Welche Arten von Ausschreibungen gibt es?

Wer sich auf eine Ausschreibung bewerben möchte, der sollte die verschiedenen Ausschreibungsverfahren kennen. Beispielsweise können in einer öffentlichen Ausschreibung Unternehmen beliebig Angebote abgeben, während bei einer beschränkten Ausschreibung nur bestimmte Unternehmen dazu berechtigt sind, Submissionen abzugeben.

In Deutschland werden Ausschreibungen von öffentlicher Hand durch die Vergabeverordnung (VgV) sowie die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) geregelt.

Die VgV baut auf dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) auf. Dieses ist wiederum die Überführung der EU-Richtlinien 2004/17/EG sowie 2004/18/EG in deutsches Recht. Dementsprechend verfügen alle Länder der Europäischen Union über ähnliche Vergabeverordnungen, da sie alle auf denselben europäischen Richtlinien basieren.

Welche Verfahren angewendet werden und ob eine Ausschreibung auf nationaler Ebene stattfinden darf oder zwingend europaweit angeboten werden muss, bestimmen zwei Kennzahlen: die Schwellenwerte für die Vergabe (europäisches Recht) sowie die Wertgrenzen (deutsches Recht für nationale Ausschreibungen). Beide Werte beziehen sich auf das geschätzte Gesamtvolumen des Bauauftrags. Das bedeutet, dass Sie ab einem gewissen Angebotsvolumen mit deutlich mehr Konkurrenz-Angeboten rechnen müssen.

Ausschreibungen im Baugewerbe
Schwellenwert (gem. VgV)	ab 5.350.000 Euro	unter 5.350.000 Euro	unter 5.350.000 Euro	unter 5.350.000 Euro	unter 5.350.000 Euro	unter 5.350.000 Euro
EU-weit/national?	zwingend EU-weit	national	national	national	national	national
Wertgrenze (gem. VOB/A)	keine	über den Wertgrenzen	unter 150.000 Euro (Landschaftsbau, Straßenausstattung, Ausbaugewerke ohne Energie- und Gebäudetechnik)	unter 100.000 Euro (alle anderen Gewerke)	unter 50.000 Euro (Ingenieur-, Tief- und Verkehrswegebau)	unter 10.000 Euro (alle Gewerke)
Anwendbare Ausschreibungsverfahren	offenes Verfahren nicht offenes Verfahren	öffentliche Ausschreibungen beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb	öffentliche Ausschreibungen beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb	öffentliche Ausschreibungen beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb	öffentliche Ausschreibungen beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb	öffentliche Ausschreibungen beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb freihändige Vergabe

Beachten Sie dabei, dass die genannten Wertgrenzen den Vorgaben des VOB/A entsprechen, jedoch von den Bundesländern durch individuelle Regelungen angepasst werden können.

Je nachdem, welches Verfahren Anwendung findet, unterscheidet sich das Vorgehen beim Einholen von Angeboten:

• offenes Verfahren / öffentliche Ausschreibungen: Jedes Unternehmen kann Angebote einreichen
• nicht offenes Verfahren / beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb: Nur spezifische Unternehmen werden zur Aufgabe eines Angebots angehalten
• beschränkte Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb: wie beschränkte Ausschreibung, aber mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb, um überhaupt ein Angebot abgeben zu dürfen
• freihändige Vergabe: Der Bauauftrag kann direkt an spezifische Unternehmen gegeben werden, also keine Ausschreibung im eigentlichen Wortsinn 

In gewissen Situationen stehen auch die freihändige Vergabe oberhalb der Wertgrenze von 10.000 Euro sowie das Verhandlungsverfahren (freihändige Vergabe auf EU-Ebene) als Optionen zur Verfügung: Diese beiden Verfahren können prinzipiell angewendet werden, wenn alle anderen anwendbaren Ausschreibungsverfahren bislang keinen Erfolg erzielt haben oder unzweckmäßig sind. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn für die Arbeiten an einem historischen Bauwerk europaweit nur eine geringe Anzahl an Unternehmen die technische Kompetenz besitzt. Doch gehen wir noch etwas näher auf die verschiedenen Ausschreibungsverfahren ein.

Öffentliche Ausschreibung / offenes Verfahren

Bei öffentlichen Ausschreibungen (unter den Schwellenwerten) und offenen Verfahren (über den Schwellenwerten) macht eine Vergabestelle einer unbeschränkten Anzahl von Unternehmen die geplante Vergabe eines Auftraggebers bekannt und fordert bereits durch die allgemeine Bekanntmachung jedes Unternehmen zur Abgabe eines Angebots (Submission) auf. Jeder Interessent kann bis Ablauf der Angebotsfrist ein Angebot abgeben.

Nationales Vergabeverfahren (unterhalb der Schwellenwerte) Öffentliche Ausschreibung

Beispiel: Neubau der KiTa Sonnenschein; geplante Kosten unterhalb der Schwellenwerte.

Bei dem Neubau der KiTa findet das nationale Vergabeverfahren Anwendung, da die Ausschreibungssumme unter dem Schwellenwert von 5.150.000 € liegt. Die Ausschreibung erfolgt auf Vergabeplattformen innerhalb von Deutschland. Die Bewerber müssen jedoch nicht zwangsweise aus Deutschland kommen.

Europaweites Vergabeverfahren (oberhalb der Schwellenwerte) Offenes Verfahren

Beispiel: Renovierung einer Grund- und Mittelschule; geplante Kosten liegen oberhalb der Schwellenwerte.

Die Renovierung der Grund- und Mittelschule muss nach dem europaweiten Verfahren ausgeschrieben werden, da die Ausschreibungssumme über dem Schwellenwert von 5.150.000 € liegt.

Beschränkte Ausschreibung / nichtoffenes Verfahren

Bei der beschränkten Ausschreibung bzw. dem nichtoffenen Verfahren dürfen nur Bieter ein Angebot abgeben, die dazu aufgefordert werden. Man kann sich über Kontaktpools ausschreibender Stellen informieren, um bei zukünftigen beschränkten Ausschreibungen / nichtoffenen Verfahren berücksichtigt zu werden.

Unterhalb der Schwellenwerte sind beschränkte Ausschreibungen nur zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 3 Nr. 3 VOB/A bzw. des § 3 Nr. 3 VOL/A erfüllt werden.

Diese Voraussetzungen sind:

• Beschränkter Kreis von infrage kommenden Unternehmen (z. B. Erfahrung, technische Einrichtungen oder fachkundige Arbeitskräfte)
• Erfolgloser Ausgang einer vorangegangenen öffentlichen Ausschreibung (bspw. wenn durch fehlende Fachkompetenz, nicht vorhandene Geräte oder terminliche Unstimmigkeiten kein Auftrag vergeben werden konnte)

Oberhalb der Schwellenwerte ist ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb zwingend erforderlich. Das Verfahren darf nur unter Beachtung des § 3 a VOB/A bzw. § 3 a VOL/A angewendet werden. Diese Voraussetzungen sind:

• Die Leistung kann nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen ausgeführt werden (z. B. Erfahrung, technische Einrichtungen oder fachkundige Arbeitskräfte)
• Die Bearbeitung des Angebots erfordert einen außergewöhnlich hohen Aufwand

Nationales Vergabeverfahren (unterhalb der Schwellenwerte) Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb

Beispiel: Die Burgmauer in Burghausen muss saniert werden. Die geschätzten Kosten liegen unterhalb der Schwellenwerte. Eine vorangegangene öffentliche Ausschreibung hat zu keiner Auftragsvergabe geführt.

Anwendung der beschränkten Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb, da die Kosten unter den Schwellenwerten liegen. Für die Sanierung der Burgmauer werden Fachwissen und Erfahrung bei der Sanierung von historischem Mauerwerk vorausgesetzt. Die Bewerber auf die öffentliche Ausschreibung konnten dies nicht nachweisen, dadurch kam es zu keiner Auftragsvergabe. Die Stadt Burghausen darf nun gezielt infrage kommende Unternehmen um die Abgabe eines Angebots bitten. Es sind mindestens drei Angebote einzuholen.

Europaweites Vergabeverfahren (oberhalb der Schwellenwerte) Nichtoffenes Verfahren

Beispiel: Die Burgmauer in Burghausen muss saniert werden. Die geschätzten Kosten liegen über den Schwellenwerten

Die Kosten übersteigen die Schwellenwerte, daher muss der Auftrag europaweit ausgeschrieben werden. Dadurch, dass die Sanierung der Burgmauer nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen ausgeführt werden kann, darf das nichtoffene Verfahren angewendet werden. Es müssen jedoch mindestens drei Angebote eingeholt werden.

Freihändige Vergabe / europaweites Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Die freihändige Vergabe bzw. das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb sind Verfahren, bei denen sich der Auftraggeber an ein oder mehrere ausgewählte Unternehmen wendet. Es erfolgt keine öffentliche Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen, sondern unmittelbar eine Aufforderung zur Angebotsabgabe der gewählten Unternehmen.

Die freihändige Vergabe bzw. das europaweite Vergabeverfahren darf unter folgenden Voraussetzungen angewendet werden:

• Wenn für die Leistung aus besonderen Gründen (z.B. Patentschutz, besondere Erfahrung oder Geräte) nur ein bestimmtes Unternehmen in Betracht kommt.
• Wenn die Leistung besonders dringlich ist.
• Wenn keine hinreichend vergleichbaren Angebote erwartet werden können, da die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht eindeutig und erschöpfend festgelegt werden kann.
• Wenn nach Aufhebung einer öffentlichen Ausschreibung oder beschränkten Ausschreibung eine erneute Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis verspricht (mangels Fachkompetenz, zeitlicher Flexibilität, etc.).
• Wenn es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist.
• Wenn sich eine kleine Leistung von einer vergebenen größeren Leistung nicht ohne Nachteil trennen lässt.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die freihändige Vergabe bzw- das europaweite Vergabeverfahren nur angewendet werden darf, wenn die öffentliche Ausschreibung oder beschränkte Ausschreibung unzweckmäßig ist.

Nationales Vergabeverfahren (unterhalb der Schwellenwerte) Freihändige Vergabe

Europaweites Vergabeverfahren (oberhalb der Schwellenwerte) Verhandlungsverfahren

Beispiel: Die Möbel der KiTa Sonnenschein sind aufeinander abgestimmt und wurden von der Schreinerei Holzwurm eigens entwickelt und entworfen. Nun müssen Sitzmöbel dafür gekauft werden.

Freihändige Vergabe – Da die Anforderungen an die Sitzmöbel nur von der Schreinerei Holzwurm erfüllt werden können und somit kein anderes Unternehmen dafür infrage kommt, darf die KiTa Sonnenschein direkt ein Angebot bei dieser Schreinerei anfordern und den Auftrag dorthin vergeben.

Sonderfall: private Ausschreibungsverfahren

Im Gegensatz zu Ausschreibungen aus öffentlicher Hand sind private Bauträger nicht an Vergabeverfahren gemäß VgV gebunden. Prinzipiell könnte ein privater Bauherr also einfach das Unternehmen seiner Wahl mit dem Bau beauftragen – quasi eine freihändige Vergabe der lukrativen Aufträge ungeachtet von Schwellenwerten und Wertgrenzen.

Allerdings hat sich in der Vergangenheit gezeigt, dass das Vergabeverfahren für Bauherren deutliche Vorteile haben kann: Durch eine Ausschreibung eröffnet sich die Möglichkeit, unterschiedliche Angebote direkt zu vergleichen und nach eigenen Kriterien eine Auswahl zu treffen.

Möchten Sie sich auf eine lukrative private Ausschreibung bewerben, sollte Ihnen klar sein: Die Kriterien für eine erfolgreiche oder nicht erfolgreiche Submission sind hier nicht rechtlich vorgegeben. Der Erfolg lässt sich nur schwer voraussehen.

Auch die Konditionen werden (für den Bauherrn) positiv beeinflusst: Da die einzelnen Betriebe ihre Angebote in dem Wissen schreiben, dass sie sich direkt gegenüber Konkurrenz-Angeboten durchsetzen müssen, wird der Preis oft sehr wohlwollend berechnet. Doch Vorsicht: Erfahrene Planer aufseiten des Bauherrn erkennen unrealistische Preisangaben schnell.

Wo findet man Ausschreibungen?

Bei Bauprojekten auf nationaler Ebene sieht § 12, Absatz 1 VOB/A eine Veröffentlichung in „Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder auf unentgeltlich nutzbaren und direkt zugänglichen Internetportalen“ vor. Europaweit ausgeschriebene Bauprojekte müssen wiederum im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union (Reihe S, Amtsblatt S oder ABl. S) veröffentlicht werden.

Seit 2018 geschieht nicht nur die Veröffentlichung von EU-weiten Ausschreibungen rein digital – auch die offizielle Kommunikation vonseiten der Bauunternehmen (Interessensbestätigung, Übermittlung von Angeboten) muss digital geschehen. Achten Sie dabei unbedingt auf eine Verschlüsselung, sodass Sie nicht direkt wegen eines unvertraulichen Angebots von einem Auftrag mit hohem Volumen ausgeschlossen werden.

Während europaweite Ausschreibungen also vergleichsweise leicht zu finden sind, können deutschlandweit ausgeschriebene Bauprojekte in unterschiedlichsten Medien veröffentlicht werden. Die Suche nach passenden Projekten gestaltet sich für Bauunternehmen und Zulieferer entsprechend manchmal etwas umständlich.

So wird das eigene Unternehmen bei nicht öffentlichen Ausschreibungen berücksichtigt

Die freihändige Vergabe / das Verhandlungsverfahren sowie das nicht offene Verfahren / die beschränkte Ausschreibung werden nicht veröffentlicht, da hier zuvor ausgewählte Betriebe direkt angeschrieben werden.

Um in Zukunft bei derartigen Ausschreibungen als Unternehmen berücksichtigt zu werden, müssen Sie ein Firmen- und Leistungsprofil im Rahmen einer Selbstauskunft an die Zentralen Vergabestellen der Landkreise schicken, in denen Sie passende Bauprojekte erwarten. Dabei bitten Sie um die Aufnahme in die Bieterkartei der Vergabestelle. Aus dieser werden bei einer nicht öffentlichen Ausschreibung Unternehmen herausgesucht, die zu den gestellten Kriterien passen könnten.

Für Ihr Firmen- und Leistungsprofil bieten die Vergabestellen typischerweise Vordrucke an. Welche Informationen die Vergabestellen von Ihnen benötigen, um Ihr Unternehmen in die Bieterkartei aufzunehmen, regeln dementsprechend ebenfalls diese Vordrucke (hier am Beispiel Landkreis Friesland).

Diese Informationen finden Sie in jeder Ausschreibung

Stark vereinfacht lässt sich eine Ausschreibung im Bauwesen mit einem Stellenangebot vergleichen: Ein Unternehmen gibt bekannt, dass ein Posten zu besetzen ist, umreißt die nötigen Kenntnisse sowie Eignungen und ruft Interessenten dazu auf, sich zu bewerben. All diese Bestandteile sind auch bei einer Ausschreibung vorhanden:

1. Ausschreibungsgegenstand: eine detaillierte Erklärung, welche Arbeiten Teil der Ausschreibung sind und welche Eignung nachzuweisen ist (z.B. Vorhandensein von Spezialwerkzeug)
2. Verfahrensdetails: Informationen über den Ablauf des Auswahlverfahrens (z.B. Auswahlkriterien und Ausschlussgründe, Fristen)
3. Kontaktinformationen: alle Informationen, die zur Einsendung des Angebots benötigt werden (z.B. E-Mail-/Postadresse für Angebote, Telefonnummer für Rückfragen)

Sinn der Ausschreibung ist es also, interessierten Unternehmen alle Informationen zu übermitteln, die sie für die Erstellung und Übermittlung eines Angebots benötigen. Die Ausgestaltung einer Bauausschreibung wird dabei von § 12, Absatz 2 VOB/A geregelt. Dieser Paragraf fasst alle Informationen zusammen, die in einer regelkonformen Ausschreibung vorhanden sein sollen.

Achten Sie beim Lesen einer Ausschreibung darauf, ob es sich um eine sogenannte „funktionale Ausschreibung“ handelt: Hier beinhaltet der Ausschreibungsgegenstand ein gewisses Maß an Planungsleistungen, die vom Bewerber erbracht werden müssen.

Leider gibt das VOB/A kaum Angaben darüber, in welchem Detailgrad die Informationen in der Ausschreibung ausgearbeitet sein sollen – beispielsweise für die Beschreibung von „Art und Umfang der Leistung“ (§ 12 VOB/A Absatz 2.f).

Aus diesem Grund unterscheiden sich Ausschreibungen oft stark voneinander. Für Vertriebler gilt hier: Besser frühzeitig über die Kontaktadressen weitere Informationen erbitten, um ein möglichst passendes Angebot formulieren und den attraktiven Auftrag ergattern zu können. Arbeiten Sie dabei am besten mit Checklisten, um möglichst keine Frist zu übersehen und vollständige Eignungsnachweise zu erbringen.

Öffentliche Ausschreibungen versprechen ungeahnte Erträge

Das Ausschreibungssystem soll eine faire Vergabe von Bauaufträgen auf nationaler sowie europäischer Ebene gewährleisten: Solange Sie alle in der Ausschreibung geforderten Nachweise erbringen und fristgerecht ein gutes Angebot vorlegen können, gibt Ihnen das System die Chance auf mehr Abschlüsse im Vertrieb und deutliche zusätzliche Erträge für Ihr Unternehmen.

Insbesondere mit Blick auf die enormen Auftragsvolumen, die jedes Jahr öffentlich ausgeschrieben werden, lohnt es sich also, langfristig ein Auge auf entsprechende Bekanntmachungen zu haben.

Mehr Erfolg bei Ausschreibungen. Tipps & Wissen zu Vergabe & Planung in unserem Bau Know How.