Als erfahrener Vertriebsmitarbeiter kennen Sie den Bedarf Ihrer Kunden wie Ihre Westentasche. Dennoch treten hin und wieder Schwierigkeiten in der Projektakquise auf. Das liegt nicht an mangelnden Kenntnissen oder fehlender Erfahrung. Häufig ist es die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen dargestellt oder wie mit dem Firmenprofil umgegangen wird.

Mit diesen 8 Best Practices für die Projektakquise zeigen wir Ihnen, welche Schritte und Maßnahmen zu beachten sind, um darin erfolgreich zu sein. Bringen Sie Ihren Projektvertrieb mal so richtig ins Rollen!

1. Unterschiedliche Akquise-Kanäle nutzen

Zur erfolgreichen Kunden- und Projektakquise ist es hilfreich, sich auf mehrere Kanäle zu fokussieren. Nutzen Sie auf der Suche nach neuen Projekten beispielsweise:

• Soziale Netzwerke
• Networking-Events
• Empfehlungen durch Dritte
• Ausschreibungen

Vor allem Freelancer können die digitalen Möglichkeiten nutzen und ihre Profile für die Akquise über LinkedIn, Facebook, Xing und Co. so gestalten, dass potenziellen Kunden die Verfügbarkeit für neue Projekte signalisiert wird.

Auf Networking-Events können Sie neue Kontakte knüpfen und gegebenenfalls von anstehenden Projekten erfahren. Artikulieren Sie Ihr Interesse, vertiefen Sie die Gespräche und tauschen Sie, wenn möglich, Kontaktdaten aus.

Einer der wohl wichtigsten Akquise-Kanäle ist die Empfehlung. Er ist sowohl einfach und kostengünstig als auch zeitsparend. Hinterlassen Sie bei Ihren Kunden also einen positiven Eindruck und überzeugen Sie durch hohe Qualität, steigen Ihre Chancen auf eine Weiterempfehlung.

Durch Ausschreibungen werden Sie von potenziellen Kunden sogar dazu aufgefordert, ein Angebot für ein offenes Projekt abzugeben. Das kann sowohl über Zeitungen, Vergabeplattformen oder Fachzeitschriften erfolgen.

2. Kontinuierliche Betreuung ist das A und O

Erstklassige Kundenbeziehungen sind im Projektvertrieb entscheidend für Ihren Erfolg. Nach der Neukundengewinnung durch Telefonakquise oder eine Kaltakquise-E-Mail ist die Intensivierung der Beziehungen maßgeblich für den Fortschritt bei der Projektakquise.

Durch kontinuierliche Betreuung erfahren Sie als Erster von anstehenden Projekten und können sich frühzeitig um die Projektakquise kümmern. An dieser Stelle wechselt Ihre Strategie: Im Fokus Ihrer Aufmerksamkeit steht nun das neue Projekt.

Für die erfolgreiche Betreuung sollten Kunden um Ihre Kompetenzen genau Bescheid wissen. Auf diese Weise können sie Ihr Unternehmen bei anstehenden Projekten berücksichtigen. Wichtig für den kontinuierlichen Kontakt sind daher regelmäßige Kommunikation sowie persönliche Besuche, die Sie in einem entsprechenden Turnus wiederholen.

In der Anfangsphase der Projektakquise geht es darum, rechtzeitig von neuen Projekten und Investitionsvorhaben zu erfahren. So können Sie zeitnah mit dem Projektvertrieb beginnen.​

3. Projektliste anlegen – für eine bessere Übersicht

Für eine erfolgreiche Auftragsakquise ist die Projektliste ein essenzielles Steuerungsmittel. Sie verschafft Ihnen einen Überblick über die jeweiligen Projekte und die daran beteiligten Personen, um sie gemeinsam im Selling Center besprechen zu können.

Das Selling Center ist eine Gruppe von Fachleuten innerhalb einer Unternehmung, die ein bestimmtes Produkt an eine andere Unternehmung verkaufen möchte bzw. verkaufen soll. Dazu gehören beispielsweise Projektleiter, Vertriebler, Controlling-Spezialisten und Verkäufer.

Eine strukturierte und übersichtliche Projektliste beinhaltet in der Regel folgende Angaben:

• Kundenname/Firmenname
• Projektname/-typ
• Projektwert (nach € und %)
• Auftragswahrscheinlichkeit
• erwartetes Auftragsdatum
• Potenzielle Marge (nach € und %)
• Bemerkungen
• Datum der Wiedervorlage 

Anhand der strukturierten Projektliste können Sie dann – beispielsweise monatlich – die Projektakquise sowie den Vertrieb zielgerichtet planen und verfolgen.

4. Konzentrieren Sie sich auf die Angebotserstellung

Nach erfolgreichem Neukunden- bzw. Projektgewinn geht es in die Angebotsphase.

Formalia wie Spezifikationen, besondere Vertragsbedingungen (BVB), Einkaufsbedingungen sowie der Termin für die Angebotsvergabe werden vom Kunden selbst festgelegt.

An diesem Punkt der Projektakquise sollten Sie Ihre Kapazitäten also voll und ganz auf die Angebotserstellung konzentrieren und die Forderungen des Kunden erfüllen. Dazu gehören die Einhaltung der gewünschten Form sowie sämtlicher Fristen, um nicht aus dem Vergabeprozess ausgeschlossen zu werden.

Gespräche mit Ihrem Kunden und dessen Mitarbeitern sollten zu diesem Zeitpunkt intensiviert werden, um möglichst viele Informationen zum Projektumfeld zu erhalten.

Entscheidende Details für die erfolgreiche Projektakquise sind unter anderem: die Kriterien der Angebotsauswertung, Infos über Mitarbeiter des Vergabeteams, weitere Wettbewerber und deren Techniken sowie das angedachte Projekt-Budget.

Halten Sie zudem den Kontakt zum Buying Center aufrecht und zeigen Sie den Bearbeitern, wie wichtig Ihnen das Projekt ist.

Das Buying Center bildet das Pendant zum Selling Center und bezeichnet die Gruppe von Personen, die in einem Unternehmen an der Kaufentscheidung des Produkts beteiligt ist. Übliche Positionen sind beispielsweise Produktanwender, Einkäufer, Berater und Geschäftsführer.

Fragen Sie nach, wie es weitergeht, bringen Sie in Erfahrung, wie Ihr Angebot angekommen ist, informieren Sie sich über die Konkurrenz und erläutern Sie dem Kunden gegebenenfalls Ihr Angebot. Vereinbaren Sie, wenn möglich, bereits zeitnah den nächsten Schritt.

5. Erarbeiten Sie eine Argumentationsstrategie im Selling Center

Die Fachleute aus dem Selling Center Ihres Unternehmens erarbeiten idealerweise eine schlüssige Argumentationsstrategie mit sämtlichen Kundenvorteilen. Argumentieren Sie für den Erfolg bei Projektakquise mit Vorteilen, die der Kunde durch Ihr Unternehmen gewinnt:

• Besonderheit Ihres Konzepts
• Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz
• Mehrwert/Nutzen Ihres Angebots 

Die Vorteile Ihres Angebots bei den Beteiligten im Buying Center richtig darlegen und platzieren – das ist das Kernelement für den Erfolg im Vertrieb.

6. Bauen Sie Beziehungen zum Buying Center auf

Als Gegenstück zum Selling Center Ihres Unternehmens agiert das Buying Center auf Kundenseite. Dort sind Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen am jeweiligen Projekt beteiligt. Diese entscheiden gemeinsam über die Vergabe. Herauszufinden, wer an der Projektvergabe beteiligt ist, und Beziehungen zu den Verantwortlichen aufzubauen, ist ein zentrales Steuerungselement für eine erfolgreiche Projektakquise.

Halten Sie daher den Kontakt aufrecht und schlagen Sie gegebenenfalls Problemlösungen zu bestimmten Engpässen vor. So verschaffen Sie Ihrem Unternehmen einen entscheidenden Vorteil in der Vergabephase.

Die Kommunikation mit dem Buying Center kann nach Hierarchiestufen erfolgen – letztlich kommt es aber auf gute Beziehungen an.

7. Wenden Sie Verkaufstechniken an, die funktionieren

Gute Verkaufstechniken wie Value Selling und Consultative Selling zu beherrschen ist essenziell – sowohl für die B2B-Kundenakquise, die Projektakquise als auch eine wirksame Vertriebsstrategie.

Value Selling

Beim Value Selling geht es vor allem darum, den Wert und Nutzen Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung aufzuzeigen. Bieten Sie dem Kunden eine bessere Wirtschaftlichkeit, einen Wettbewerbsvorteil, minimiertes Risiko, verbesserte Prozessketten und Zusagen in Sachen Qualität.

Consultative Selling

Beim Consultative Selling spielt die Verbindung zwischen Selling und Buying Center erneut eine tragende Rolle. Dabei handelt es sich um mehr als reinen Beratungsverkauf. Ihre Fachleute aus dem Selling Center stehen in engem Kontakt mit den Bearbeitern des Buying Center und versuchen für deren Probleme und Engpässe entsprechende Lösungsansätze durch Ihre Firma und Ihr Angebot aufzuzeigen.

In der Endphase der Projektakquise kommt es auf Ihr Geschick bei der Auftragsverhandlung an. Geduld haben, aufmerksam sein und vor allem genaues Hinhören – das sind die Schlüssel für Ihren Erfolg.

Ein Verkäufer muss begeistern statt zu belehren. Er muss verführen statt zu erziehen.

8. Warten Sie auf den richtigen Zeitpunkt für Ihr Preisangebot

Je früher Sie im Planungsstadium eines Projekts mit Entscheidern in Kontakt treten können, desto höher stehen Ihre Chancen für ein Verhandlungsgespräch. Genau dort setzt auch unsere hauseigene Vertriebslösung für das Baugewerbe an: Möglichst frühzeitigen Kontakt zu ermöglichen, um die Akquise-Chancen zu erhöhen.

Bei der Vergabeverhandlung des Projekts geht es zunächst um die abschließende Klärung technischer Details und kommerzieller Bedingungen und die finale Festlegung des Preises. Ihren Preis sollten Sie so lange wie möglich zurückhalten, um die Vergabebedingungen nicht zu beeinflussen. Ein Preisangebot ist letztlich jedoch unabdingbar, um überhaupt zu einem Verhandlungsgespräch eingeladen zu werden.

Sie haben den Auftrag gewonnen? Dann dürfen Sie sich verdientermaßen zurücklehnen und Ihren Erfolg genießen.