5 erstaunlich praktische Tipps für mehr Effizienz im Außendienst

Ein starker und geschulter Außendienst ist Gold wert! Wir haben den erfahrenen Vertriebsprofi mit über 20 Jahren Vertriebserfahrung, Giuseppe Poso, nach seinen besten Tipps & Tricks für den Außendienst befragt. Seit vielen Jahren unterstützt er Unternehmen dabei, ihren Außendienst im B2B-Vertrieb zu schulen und zu optimieren. Erfahren Sie von ihm persönliche, wie Sie um Ihre Arbeitsweise im Außendienst effizienter gestalten können.

1. Arbeiten Sie eng mit dem Innendienst zusammen
2. Sparen Sie Zeit mit Online-Routenplanung
3. So nutzen Sie die Zeit auf der Straße sinnvoll
4. Wählen Sie die richtige Ausstattung
5. Nach dem Kundentermin: die richtige Nachbereitung

1. Arbeiten Sie eng mit dem Innendienst zusammen

Eine vertrauensvolle und reibungslose Zusammenarbeit von Außendienst und Innendienst ist die Grundlage für Ihren Vertriebserfolg. Wichtig ist, dass Innendienst und Außendienst immer in regem Austausch stehen.

„Es sollte wieder mehr miteinander gesprochen werden! Ich habe gehört, dass man so viel besser Emotionen rüberbringen kann und Spaß hat ;-)„
– Giuseppe Poso

Dadurch entsteht Verständnis für den Arbeitsablauf des anderen. Die Kommunikation sollte sich hierbei nicht nur elektronisch abspielen, sondern auf persönliche Gespräche bauen.

Um Missverständnisse und doppelte Arbeit zu vermeiden, müssen Prozesse klar aufgeteilt werden. Der Innendienst ist beispielsweise zuständig für die Qualifizierung des richtigen Ansprechpartners und die Vereinbarung eines Termins. So kann sich der Außendienst vollkommen auf die Kundentermine vor Ort konzentrieren.

2. Sparen Sie Zeit mit Online-Routenplanung

Außendienstmitarbeiter verbringen den größten Teil ihres Arbeitstages auf der Straße. Eine der größten Herausforderungen ist die Koordination der Termine. Wird z. B. nicht genug Zeitpuffer für Verkehr oder zeitintensive Kundengespräche eingeplant, kommt der Außendienst-Vertriebler abgehetzt oder zu spät zu seinen Terminen.

Allein bei nur 10 Kundenterminen gibt es über 3,6 Millionen verschiedene Möglichkeiten, das Ziel anzufahren. Um die besten Routen zu erstellen, ist moderne Tourenplanung mit den passenden digitalen Tools! Portatour ist der marktführende Anbieter von Routenplanungs-Software. Durch verschiedene Features wird eine optimale Tourenplanung möglich:

Berücksichtigung von Arbeitszeiten und Heimreisezeiten.
Verknüpfung mit dem Kalender und CRM System.
Automatisierte Berücksichtigung von Serienterminen und Besucherintervallen.
Automatische Neuausrichtung der Route bei Verzögerungen oder Terminabsagen.
Offline Zugriff auf die Routenplanung.

3. So nutzen Sie die Zeit auf der Straße sinnvoll

Außendienstmitarbeiter verbringen ca. 85 % der Arbeitszeit im Auto. Da kommt es auf das richtige Zeitmanagement an. Um die wertvolle Arbeitszeit nicht zu verschwenden, bietet sich die Umfunktionierung des Fahrzeugs zur rollenden Universität an!

„Meine Kollegen und ich sehen den Innenraum des Fahrzeuges länger als Frau, Kinder, Kollegen oder das eigene Bett.„
– Giuseppe Poso

Durch MOOCs (Massive Open Online Courses) ist es möglich, an Audioseminaren und Audioworkshops von unterwegs aus teilzunehmen. MOOCs sind Fernkurse, die von Universitäten, Hochschulen und anderen Institutionen angeboten werden und für alle zugänglich sind. Neben MOCCS können Sie auch einfach Podcasts im Auto hören, wie z.B. die der Verkaufstrainer Anthony Lannarino oder Stephan Heinrich. So nutzen Sie die Zeit zwischen Zwei Terminen einfach für ein kleines Vertriebstraining.

Achten Sie auch auf die Ordnung in Ihrem Auto: Definieren Sie feste Plätze für Ihre Aktentasche und andere Dinge. Schaffen Sie sich Boxen an, in denen Sie die wichtigsten Utensilien unterbringen. Gewöhnen Sie sich an, nicht benötigte Dinge aus Ihrem Auto zu entfernen – dies gilt insbesondere für Getränke oder sonstige Verpackungen. Nehmen Sie sich zum Wochenanfang oder Wochenende 2 bis 3 Minuten Zeit, um Ihr Auto aufzuräumen. So vermeiden Sie Ablenkungen und fühlen sich in Ihrem Auto wohl.

4. Wählen Sie die richtige Ausstattung

Die Möglichkeit, von überall auf Kundendaten, Präsentationen und Formulare zugreifen zu können, sollte nicht ungenutzt bleiben! Durch Präsentationsapps wie z. B. Salesphere, können Produktinformationen interaktiv als Bild, Grafik, animierte Statistik oder Video wiedergegeben werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist der mobile Zugriff auf Kundendaten. Hier ermöglichen CRM-Apps auch von unterwegs den Zugriff auf alle relevanten Daten.

“Unser SalesForce CRM System stellt eine wirklich gute App für das Handy zur Verfügung. Dadurch bin ich sehr schnell auf dem neusten Stand und kann kurz vor einem Termin nochmal reinschauen.“
– Giuseppe Poso

5. Nach dem Kundentermin: die richtige Nachbereitung

Gerade, wenn Sie mehrere Kundentermine täglich haben, ist es wichtig, die Gesprächsergebnisse gut zu dokumentieren. Am besten unmittelbar im Anschluss an den Besuch beim Kunden. Diktieren geht hier auf jeden Fall schneller als schreiben und ist durch Sprachassistenten wie Google Assistant, Siri oder Cortana auch vom Auto aus möglich. Wirklich fatal für das Aufgabenmanagement wäre es, wenn sich nach einer ereignisreichen Woche nicht mehr rekonstruieren lässt, was mit wem besprochen wurde.

“Den ersten Eindruck der Kundengespräche halte ich noch ganz klassisch mit Block und Stift fest. Im Anschluss nutze ich dann unser CRM System, um die Informationen dem Team zur Verfügung zu stellen. Nur so kann jeder im Unternehmen auf den aktuellen Verhandlungsstand zugreifen.”
– Giuseppe Poso

Nach einer Woche voller Kundengespräche haben Sie viele neue Visitenkarten und möchten deren Kontaktdaten in Ihr Telefon und CRM-System übertragen. Um sich bei dieser Tätigkeit nicht die Finger wund zu tippen, gibt es Apps, die Ihnen helfen, wieder Herr über alle gesammelten Visitenkarten zu werden. Dafür können Sie beispielsweise Snapaddy nutzen. Damit lassen sich die angesammelten Visitenkarten bequem mit dem Smartphone scannen und dann ganz ohne Tipparbeit ins CRM-System übertragen werden.